Grant Card (ออกคีย์การ์ดห้องพัก)

ชื่อหน้าจอ (Screen Name)

ออกคีย์การ์ดห้องพัก (Grant Card)

เปิดลิ้งค์ (Open Link)

Log in - Front Office - Confirmation Detail - Key Card

Log in - Front Office - Key Card - Grant Card

Log in - Front Office - Room Assignment - Grant Card

ภาพรวม (Summary)

ออกคีย์การ์ดห้องพักให้ลูกค้า

หน้าจอ(Screen)

คำอธิบาย (Fields Description)

มี 3 วิธีในการเข้าถึงฟังก์ชั่นการออกบัตรคีร์การ์ดห้องพักให้กับลูกค้า:

1. [คีย์การ์ด] - ออกบัตรโดยตรงที่หน้าจอรายละเอียดการจอง

เข้าสู่หน้าจอรายละเอียดการจอง Confirmation Detail และคลิกไอคอน “Key Card”

1. Arrival Date & Time: วันที่เช็คอิน (ค่าเริ่มต้นจะขึ้นอยู่กับวันที่เช็คอินที่จองไว้) และเวลาเริ่มต้นที่อนุญาตให้ใช้บัตรห้องพักได้ (ค่าเริ่มต้นคือ 14.00 น. ตามระเบียบของโรงแรมผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เปลี่ยนเวลาเป็น เหมาะสมกับการปฏิบัติงานจริง)

2. Departure Date & Time: วันที่เช็คเอาต์ (ค่าเริ่มต้นจะยึดตามวันที่เช็คเอาต์ของการจอง) และเวลาที่ไม่มีการใช้งานของบัตรที่ออก (ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเวลาเพื่อให้ตรงกับการดำเนินงานจริง)

3. Main Guest: ชื่อของลูกค้าหลักของการจอง (ข้อมูลเริ่มต้นจะถูกยึดตามการจอง)

4. Status: สถานะการจองปัจจุบัน ( Arrival, Inhouse, Departure…)

5. Select Guests: ผู้ใช้เลือกลูกค้าที่จะตัดบัตรห้องพัก (รายชื่อลูกค้านำมาจากจำนวนแขกที่ประกาศไว้ในการจอง)

6. Encoder: อุปกรณ์เข้ารหัส (สำหรับสถานประกอบการที่มีอุปกรณ์เข้ารหัสหลายตัวในบริเวณตัดบัตรห้องพักสำหรับแขก ผู้ใช้สามารถเลือกอุปกรณ์เข้ารหัสที่เหมาะสมที่สุดที่เชื่อมต่อกับระบบเพื่อวางการ์ด & ดำเนินการตัดหรือทำลายข้อมูลบัตรห้องพัก)

วางบัตรบนเครื่องแล้วกด “Start to grant” เพื่อทำการตัดบัตร

หมายเหตุ: ระบบจะตัดบัตรให้ลูกค้าแต่ละราย ผู้ใช้ต้องรอแถบสถานะให้เสร็จสิ้นก่อนจึงจะตัดบัตรให้ลูกค้ารายต่อไปได้ ถัดจากลูกค้าแต่ละคน แถบสถานะจะปรากฏขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้สามารถติดตามและดำเนินการตัดบัตรได้.

2. [Grant Card] - การออกการ์ด

(Log in - Front Office - Key Card - Grant Card)

• Find Reservation By:
  - Arrival Date: กรองการจองตามวันที่เช็คอิน
  - In House: กรองการจองการเข้าพักที่โรงแรม

• Arrival Date: กรองการจองพร้อมวันที่เช็คอินตามวันที่คุณต้องการเลือก

• Search By: ค้นหาการจองในรายการที่ตรงตามเงื่อนไขข้างต้น ผู้ใช้สามารถค้นหาด้วยรหัสกำหนดการเดินทาง ( IT No), รหัสการจอง ( Confirmation No), หมายเลขห้อง ( Room No). ข้อมูลที่แสดงจะประกอบด้วยรหัสแผนการเดินทาง หมายเลขห้อง รหัสการจอง และสถานะปัจจุบันของการจอง

• เครื่องออกบัตร/Encoder: เลือกอุปกรณ์เข้ารหัสที่เกี่ยวข้องที่ต้องการใช้เพื่อตัดการ์ด

• เวลาที่มีผลของบัตรห้องพักของห้องที่เลือก/ Valid Time: ผู้ใช้เลือกวันที่ เวลา เริ่มต้นและสิ้นสุด (โดยค่าเริ่มต้นระบบจะใช้วันที่เช็คอินและเช็คเอาท์ของลูกค้า เวลาเริ่มต้นจะเป็นไปตาม ชั่วโมง การเช็คอินและเช็คเอาท์ตามระเบียบของโรงแรม)

วางบัตรบนเครื่องแล้วกด " Grant key " เพื่อตัดบัตร ระบบจะตัดบัตรห้องพักตามลำดับ ของแต่ละห้องและลูกค้าแต่ละท่านในห้อง

3. [Grant Key Card] สร้างการ์ดบนหน้าจอ Assign Room:

เมื่อกำหนดห้องที่ไม่มีการจอง ระบบจะมีปุ่มเปิดปิดฟังก์ชัน Grant Key Card ให้กับห้องที่เกี่ยวข้องแต่ละห้อง (ฟังก์ชันนี้สามารถตั้งค่าเริ่มต้นให้เปิดหรือปิดตลอดเวลาได้ และผู้ใช้สามารถเปิดและปิดได้ ปิดด้วยตนเองสำหรับแต่ละห้องระหว่างการทำงานจริง)

หากเปิดใช้งานปุ่ม Grant Key Card เมื่อผู้ใช้กดปุ่มบันทึก Save, การสำรองห้องพักที่ได้รับมอบหมายจะถูกโอนไปที่หน้าจอ [ Grant Card ] สำหรับห้องหลายห้องพร้อมกัน ข้อมูลบนหน้าจอนี้จะถูกนำไปใช้ตามค่าเริ่มต้นตามการจองแต่ละครั้งที่กำหนดให้กับห้องในขั้นตอนก่อนหน้า:

วางการ์ดบนเครื่องแล้วกด “Start to grant” เพื่อทำการตัดบัตร

หมายเหตุ (Remarks)

ผู้ใช้วางการ์ดบนตัวเครื่อง encoder ที่เลือกไว้บนหน้าจอ Grant Key, กรณีการวางบัตรอื่น encoder, ระบบจะแจ้งเตือนให้ผู้ใช้ตรวจสอบอีกครั้ง.

ในขั้นตอนการตัดบัตรสำหรับหลายห้องและแขกที่แตกต่างกัน ผู้ใช้เพียงแค่วางบัตรทีละใบตามลำดับแถบสถานะที่แสดงบนระบบ.

สามารถตัดบัตรได้เฉพาะการจองที่ได้รับการกำหนดห้องไว้ในระบบเท่านั้น.