Kế hoạch định kỳ (Work Orders Schedules)

Tên màn hình (Screen Name)

Kế hoạch định kỳ (Work Orders Schedules)

Đường dẫn (Open Link)

Đăng nhập – Quản lý công việc – Kế hoạch định kỳ

Tổng quan (Summary)

Màn hình hiển thị toàn bộ danh sách Kế hoạch định kỳ của cơ sở

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

I. Các điều kiện lọc và tìm kiếm kế hoạch định kỳ

• Phần tìm kiếm: Người dùng có thể tìm kiếm theo mã kế hoạch hoặc tên kế hoạch

• Trạng thái: Kế hoạch định kỳ có các trạng thái sau:

  • Lưu nháp: Người dùng có thể chỉnh sửa thông tin hoặc xóa kế hoạch

  • Trình duyệt: Trạng thái này không cho phép chỉnh sửa, người dùng vào chọn phê duyệt hoặc từ chối kế hoạch

  • Đã phê duyệt: Trạng thái này khi người phê duyệt đã phê duyệt kế hoạch

  • Đã từ chối: Người phê duyệt từ chối kế hoạch, ở trạng thái này người dùng có thể vào chỉnh sửa thông tin sau đó trình duyệt lại

  • Tạm dừng: Khi người dùng thao tác chỉnh sửa lại kế hoạch định kỳ đã được phê duyệt mà chưa trình duyệt lại thì kế hoạch này sẽ ở trạng thái tạm dừng

• Người phê duyệt: chọn tên người phê duyệt kế hoạch định kỳ

• Bộ phận thực hiện: Chọn bộ phận cần tìm kiếm thông tin kế hoạch định kỳ

• Bỏ chọn hết: Xóa hết các điều kiện lọc đã chọn trước đó

II. Các chức năng chính

• (1) Tạo kế hoạch định kỳ:

  

  • (1) Tạo thông tin chung:

    • Nhập thông tin tên kế hoạch

    • Chọn năm thực hiện kế hoạch

    • Chọn loại kế hoạch theo tuần hoặc theo ngày (bộ phận thường thực hiện các công việc theo ngày thì nên chọn loại kế hoạch theo ngày để dễ thực hiện)

    • Chọn phòng ban thực hiện

    • Nhập các thông tin mô tả nếu có

    • Tải lên các thông tin liên quan đến chi tiết kế hoạch định kỳ

  

  • (2) Tạo lịch thực hiện: Có 2 cách để tạo lịch thực hiện:

    • Trong trường hợp chỉ tạo 1 vài lịch thực hiện thì người dùng có thể chọn nút “Tạo” để tạo trực tiếp lịch thực hiện trên hệ thống. Lưu ý nhập đầy đủ các trường thông tin được đánh dấu sao. Chọn lặp lại theo thời gian trong trường hợp các đầu việc này được lặp lại nhiều lần trong năm.

      

    • Nếu tạo 1 lúc nhiều lịch thực hiện, người dùng nên chọn nút “Tải lên” để lấy mẫu template import sau đó nhập đầy đủ thông tin và chọn tập tin tải lên để import lên hệ thống.

      

    • Nhập đầy đủ các trường thông tin được tô vàng, ở mỗi sheet đều có đầy đủ thông tin liên quan đến danh mục công việc, khu vực chức năng hay tổ đội thực hiện của cơ sở. Lưu ý phải xuất đúng mẫu ở đúng cơ sở đang cần tạo lịch thực hiện để có dữ liệu chính xác nhất.

      

    • Sau khi tạo xong lịch thực hiện, người dùng có thể chọn “Tải về” để tải lịch thực hiện về xem lại theo định dạng file excel trước khi thao tác trình duyệt lịch thực hiện

      

  • (3) Trình duyệt kế hoạch định kỳ:

    • Chọn “Thêm” để thêm người phê duyệt kế hoạch kiểm kê, có thể thêm nhiều người cùng phê duyệt 1 kế hoạch nhưng người duyệt phải duyệt theo theo thứ tự duyệt bước 1,2..

      

    • Chọn “Trình duyệt” để hoàn thành bước trình duyệt.

  • (4) Phê duyệt kế hoạch định kỳ:

    • Sau khi người tạo kế hoạch thao tác trình duyệt thì hệ thống sẽ thông báo cho người phê duyệt ở phần chuông thông báo để vào phê duyệt/ từ chối kế hoạch định kỳ

      

    • Luồng phê duyệt sẽ hiển thị thông tin khi người phê duyệt đã thao tác phê duyệt/ từ chối

    • Lịch sử phê duyệt sẽ hiển thị đầy đủ thông tin thời gian phê duyệt/ từ chối của người duyệt

      

  • Sau khi phê duyệt xong, kế hoạch kiểm kê sẽ ở trạng thái đã phê duyệt. Ở trạng thái này thì kế hoạch đã được hoàn tất và phiếu giao việc sẽ được sinh ra vào ngày hôm sau (tùy thuộc vào phần cấu hình tạo phiếu giao việc của cơ sở)

• (2) Xem chi tiết kế hoạch định kỳ: Tương tự các thông tin ở phần tạo kế hoạch định kỳ thì xem chi tiết 1 kế hoạch cũng tương tự nhưng người dùng khi chọn xem thì không có quyền thao tác chỉnh sửa.

• (3) Tải về: Thao tác tải nhanh lịch thực hiện của kế hoạch định kỳ về định dạng file excel

• (4) Thao tác khác: Chỉnh sửa kế hoạch định kỳ trong trường hợp kế hoạch ở trạng thái đã phê duyệt và người dùng được phân quyền chỉnh sửa thì mới sử dụng được chức năng này.

  • Có thể thao tác xóa lịch thực hiện trong trường hợp kế hoạch này chưa sinh ra phiếu giao việc

  • Chỉnh sửa được thời gian thực hiện trong trường hợp các phiếu giao việc này chưa được người dùng thao tác chuyển trạng thái.

  • Tạo thêm lịch thực hiện cho kế hoạch định kỳ tương tự tạo 1 lịch thực hiện mới như ở bước tạo lịch thực hiện trong phần tạo mới kế hoạch định kỳ

    

  • Trong trường hợp muốn ngưng kế hoạch này, người dùng không muốn hệ thống tự động sinh thêm phiếu giao việc mới từ kế hoạch này thì có thể thao tác chỉnh sửa lịch thực hiện và chọn ngày kết thúc lặp lại là ngày hôm nay

    

  • Sau khi thao tác chỉnh sửa lịch thực hiện xong, người dùng chọn “Lưu và tiếp tục” để thực hiện trình duyệt lại kế hoạch đã có sự thay đổi này. Có thể giữ nguyên người phê duyệt trước đó hoặc xóa thông tin người phê duyệt trước đó để chọn lại người phê duyệt khác.

  • Người phê duyệt phải vào phê duyệt lại kế hoạch này thì hệ thống mới cập nhật các thay đổi từ kế hoạch này, nếu người dùng không thao tác trình duyệt và phê duyệt lại kế hoạch này thì kế hoạch này sẽ ở trạng thái Tạm dừng và các phiếu giao việc sẽ tạm ngưng phát sinh.

Lưu ý (Remarks)

N/A