Màn hình hiển thị toàn bộ danh sách các phiên kiểm kê của cơ sở
Màn hình (Screen)
Trường thông tin (Fields Description)
I. Các điều kiện lọc và tìm kiếmphiên kiểm kê
Phần tìm kiếm: Người dùng có thể tìm kiếm theo mã phiên kiểm kê, tên phiên kiểm kê
Bộ phận: Chọn bộ phận
Trạng thái: các trạng thái của kế phiên kiểm kê
Lưu nháp: Tạo phiên chưa hoàn tất, có thể điều chỉnh, chỉnh sửa thông tin của phiên kiểm kê
Trình duyệt: Sau khi tạo phiên và chọn người phê duyệt hoàn tất, phiên sẽ ở trạng thái trình duyệt
Đã từ chối: Sau khi người phê duyệt từ chối phiên kiểm kê. Ở trạng thái này, người dùng có thể thao tác chỉnh sửa thông tin sau đó trình duyệt lại.
Đã phê duyệt: Sau khi người phê duyệt vào phê duyệt phiên kiểm kê. Ở trạng thái này, người được phân công đi kiểm kê có thể thực hiện kiểm kê trên Mobile App
Đã đóng phiên: Sau khi người được phân công đi kiểm kê hoàn thành công việc kiểm kê tài sản và đóng phiên kiểm kê trên Mobile App, hệ thống sẽ chuyển sang trạng thái đóng phiên trên web.
Thời gian: Chọn khoảng thời gian cần tìm kiếm phiên kiểm kê
Bỏ chọn hết: Xóa hết các điều kiện lọc đã chọn trước đó
Lưu ý:Trong 1 năm thường chỉ diễn ra vài lần kiểm kê, hệ thống mặc định hiển thị danh sách phiên kiểm kê trong vòng 3 tháng gần nhất nên sẽ xảy ra tình trạng khi user vào check lại thì không thấy list danh sách các phiên kiểm kê đã tạo nếu quá 3 tháng. Khi ấy người dùng phải filter lại “Thời hạn” và nhập khoảng thời gian hợp lí (có thể lấy ngày bắt đầu từ 01/01/yyyy - hiện tại) thì sẽ xem được danh sách đã tạo trước đó.
II. Các trường thông tin
III. Các chức năng chính
(1) Tải về: Xuất danh sách phiên kiểm kê theo định dạng file excel
(2) Tạo phiên kiểm kê: Gồm 5 bước:
(1) Tạo thông tin chung:
Nhập đầy đủ các trường thông tin có dấu sao tương tự các trường thông tin ở phần tạo kế hoạch kiểm kê, chọn lưu và tiếp tục để sang bước 2
Các phiên kiểm kê được sinh ra từ kế hoạch kiểm kê sẽ có sẵn các thông tin ở bước này
(2) Tạo danh mục kiểm kê:
Chọn người kiểm kê: chọn nhân viên sẽ tham gia kiểm kê, có thể chọn nhiều người trong 1 phiên kiểm kê
Thêm danh mục kiểm kê: Chọn vào icon phễu lọc để lọc các điều kiện lọc sao cho lọc đúng các tài sản cần được kiểm kê trong phiên, sau đó chọn tìm kiếm để lấy danh sách tài sản cần kiểm kê
(1) Có thể tích chọn các tài sản ở mục kiểm kê để kiểm kê các tài sản lẻ
Sau khi kiểm tra danh sách tài sản cần được kiểm kê trong phiên này, người dùng chọn Xác nhận danh sách tài sản để thực hiện các bước tiếp theo
Ngoài ra, người dùn có thể chọn xuất danh sách (2) để xuất file tài sản theo định dạng file excel để kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi xác nhận danh sách tài sản
Hệ thống cũng hỗ trợ người dùng tải lên (3) file tài sản cần được kiểm kê
(3) Trình phê duyệt: Chọn thêm bước để thêm người phê duyệt phiên kiểm kê, có thể thêm nhiều người phê duyệt trong 1 phiên.
(4) Phê duyệt:
Sau khi người dùng trình duyệt xong ở bước 3, hệ thống sẽ thông báo cho người phê duyệt vào phiên để phê duyệt / từ chối
Người phê duyệt có thể nhấn vào thông báo hoặc vào chi tiết phiên kiểm kê để thao tác phê duyệt/ từ chối
Sau khi người duyệt chọn phê duyệt, phiên kiểm kê sẽ ở trạng thái đã phê duyệt → Người được phân công đi kiểm kê ở bước 2 có thể mở Mobile App để đi kiểm kê
(5) Kết quả kiểm kê: Kết quả kiểm kê sẽ được đồng bộ lên hệ thống ngay khi người kiểm kê cập nhật kết quả kiểm kê trên app
(1) Chọn Tải về để tải kết quả kiểm kê theo định dạng file excel
(2) Chọn Tạo báo cáo để tạo báo cáo kiểm kê. Chi tiết ở phần báo cáo kiểm kê
(3) Xem chi tiết các thông tin trong phiên kiểm kê
(4) Chỉnh sửa phiên kiểm kê
Phiên kiểm kê có thể được chỉnh sửa trong trường hợp phiên đang ở trạng thái lưu nháp hoặc đã từ chối
Các trường thông tin có thể chỉnh sửa tương tự với các thông tin ở mục tạo mới phiên kiểm kê kiểm kê
(5) Xóa phiên kiểm kê
Chỉ xóa được phiên kiểm kê khi ở trạng thái Lưu nháp hoặc trạng thái đã từ chối
(6) Tải về kết quả kiểm kê: Chọn tải về kết quả kiểm kê để xuất file kết quả kiểm kê nhanh ngay tại màn hình danh sách phiên kiểm kê
(7) Tải lên kết quả kiểm kê: Trong trường hợp bộ phận có quá nhiều tài sản và cần cập nhật kết quả kiểm kê bằng cách nhập thông tin vào file mẫu sau đó import trực tiếp vào hệ thống, nhưng tính năng này chưa hỗ trợ tải lên hình ảnh kiểm kê.
(8) Đóng phiên kiểm kê: Đóng nhanh phiên kiểm kê trực tiếp trên hệ thống thay vì người kiểm kê phải đóng trên app. Lưu ý khi sử dụng tính năng này phải đảm bảo các tài sản được kiểm kê đã đồng bộ kết quả lên hệ thống trước khi thao tác đóng phiên kiểm kê.
(9) Hủy phiên kiểm kê: Ở trạng thái đã phê duyệt, người phê duyệt phiên có quyền thao tác hủy phiên kiểm kê. Khi hủy phiên thì phiên này sẽ mất hoàn toàn trên hệ thống.
(10) Trình duyệt lại: Khi người dùng cần thay đổi thông tin nhân sự tham gia kiểm kê hoặc cần gia hạn thêm thời gian đi kiểm kê thì có thể sử dụng chức năng này. Các thao tác tương tự tạo mới phiên kiểm kê.
(11) Mở lại phiên: Trong trường hợp có sai sót trong quá trình kiểm kê hoặc sai kết quả kiểm kê, người dùng có thể thao tác mở lại phiên để tiếp tục thực hiện/ chỉnh sửa phiên kiểm kê.
(12) Tạo báo cáo: Tạo nhanh báo cáo kiểm kê ở màn hình danh sách phiên kiểm kê mà không cần vào chi tiết phiên kiểm kê. Chi tiết báo cáo phiên kiểm kê ở phần Báo cáo kiểm kê
Ngoài ra, CiAMS đã bổ sung thêm tính năng “Tải lên hàng loạt Phiên kiểm kể
(1) Kế hoạch kiểm kê: Tải lên hàng loạt phiên kiểm kê cho từng bộ phận
(2) Phiên kiểm kê cho từng bộ phận: Tải lên hàng loạt danh mục kiểm kê cho từng bộ phận
(3) Tải mẫu:
Khi user chọn kế hoạch kiểm kê → tải mẫu, hệ thống sẽ tải xuống template mẫu của phiên kiểm kê
Tên phiên kiểm kê: Nhập tên phiên kiểm kê
Mã bộ phận: bao gồm nhiều mã bộ phận, phân cách nhau bằng dấu ;
Khi user chọn phiên kiểm kê cho từng bộ phận → tải mẫu, hệ thống sẽ tải xuống template mẫu
Mã phiên kiểm kê: user tham chiếu cột “Mã phiên kiểm kê” từ sheet Phiên kiểm kê
Mã bộ phận: nhập đúng mã bộ phận (VD: Housekeeping - mã bộ phận là HKTTTM)
Mã tài sản: tham chiếu cột “Mã tài sản” ở sheet Tài sản
Người kiểm kê: tham chiếu cột “Mã nhân viên” ở sheet Nhân viên, các nhân viên cách nhau bởi dấu ;
Sau khi đã hoàn thành template - người dùng tải lên: Kế hoạch kiểm kê trước → sau đó tải template mẫu để fill data và tải lên Phiên kiểm kê cho từng bộ phận.
Lưu ý (Remarks)
N/A
JavaScript errors detected
Please note, these errors can depend on your browser setup.
If this problem persists, please contact our support.
