Phiếu giao việc (Work Orders)

Tên màn hình (Screen Name)

Phiếu giao việc (Work Orders)

Đường dẫn (Open Link)

Đăng nhập – Quản lý công việc – Phiếu giao việc

Tổng quan (Summary)

Màn hình hiển thị toàn bộ danh sách phiếu giao việc của cơ sở

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

I. Các điều kiện lọc và tìm kiếm phiếu giao việc

• Phần tìm kiếm: Người dùng nhập thông tin tìm kiếm ở ô tìm kiếm, hỗ trợ tìm kiếm theo mã công việc hoặc tên công việc

• Loại công việc: Chọn theo loại công việc cần tìm kiếm

• Khu vực chức năng: Chọn tìm kiếm phiếu giao việc theo khu vực chức năng

• Mức độ ưu tiên: Tìm kiếm phiếu giao việc theo mức độ ưu tiên

• Trạng thái: Trạng thái thực hiện phiếu giao việc

• Thời gian bắt đầu: Tìm kiếm theo ngày bắt đầu thực hiện công việc

• Thời hạn: Tìm kiếm phiếu giao việc theo thời hạn kết thúc công việc

• Người nhận việc: Tìm kiếm theo thông tin người thực hiện công việc đó

• Nguồn công việc: Tìm kiếm phiếu giao việc theo nguồn công việc phát sinh phiếu giao việc từ kế hoạch định kỳ/ phát sinh mới/ phát sinh mới tự động

• Bỏ chọn hết: Giúp xóa hết các điều kiện lọc đã tìm kiếm trước đó

• Thêm điều kiện lọc: Ngoài các điều kiện lọc mặc định, người dùng còn có thể thêm các điều kiện lọc khác để thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm phiếu giao việc

II. Các trường thông tin phiếu giao việc

III. Các chức năng chính

• (1) Tạo phiếu giao việc mới: Nhập các trường thông tin có dấu sao, lưu ý những phiếu giao việc liên quan đến sửa chữa tài sản thì người dùng chỉ cần nhập mã tài sản thì hệ thống sẽ tự động điền thông tin khu vực chức năng chứa tài sản đó. Sau khi nhập đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” để tạo phiếu giao việc.

• Cách thực hiện chỉnh sửa và cập nhật trạng thái phiếu giao việc: Sau khi tạo thành công 1 phiếu giao việc mới, người dùng vào icon 📝 để thực hiện công việc

  • Chọn Trạng thái để thay đổi trạng thái phiếu giao việc theo thứ tự Mới → Đang thực hiện → Hoàn thành/ Tạm dừng → Đóng. Lưu ý phải cập nhật đúng theo thứ tự trạng thái chứ không cập nhật nhanh hay bỏ qua các trạng thái không đúng thứ tự thì sẽ không thao tác cập nhật trạng thái được

    

  • Người dùng cũng có thể thay đổi các trường thông tin tổ đội thực hiện, người nhận việc và thời hạn kết thúc công việc sau đó chọn “Cập nhật” để lưu lại phần thông tin được chỉnh sửa

  • Trường “Khu vực chức năng” có thể chọn theo dạng cây: Tại phân hệ “Quản lý công việc” => “Phiếu giao việc” => Lọc thông tin phiếu giao việc cần tìm kiếm => Chỉnh sửa  => Tìm trường “Khu vực chức năng” => Xem và chọn thông tin “Khu vực chức năng” của cơ sở theo dạng cây.

    

  • Người dùng có thể chọn nhiều user cho trường “Người thực hiện” trong “Phiếu giao việc” bằng cách: Tại phân hệ “Quản lý công việc” => Phiếu giao việc => Lọc thông tin phiếu giao việc cần tìm kiếm (1) => Chỉnh sửa (2) => Tìm trường “Người thực hiện” để chọn và thêm nhiều User (3)

    

    

• Phân loại lỗi: Thường dùng cho các công việc liên quan đến sửa chữa tài sản của kỹ thuật nhằm phân loại những lỗi thường hay gặp trong quá trình thực hiện công việc và giúp các nhân viên mới có thể xem và xử lý khi gặp các lỗi tương tự

• Phiếu yêu cầu vật tư: Sử dụng để tạo phiếu yêu cầu xuất/nhập vật tư sửa chữa tài sản cho Phiếu giao việc, các vật tư này thường được lấy từ Kho vật tư đã cấu hình ở “Quản lý kho”.

• Phiếu yêu cầu xuất vật tư: Người dùng tạo phiếu xuất vật tư bằng cách điền thông tin vật tư và số lượng cần lấy (có thể chọn “Thêm vật tư” nếu cần lấy nhiều hơn 1 loại vật tư ) để trình duyệt cho Trưởng bộ phận/Quản lý kho phê duyệt. Phiếu xuất vật tư có thể bị từ chối nếu không đồng ý/phê duyệt nếu đồng ý. Sau khi phiếu xuất vật tư được Phê duyệt thì người dùng tiến hành lấy vật tư và xác nhận đã lấy hàng để hệ thống tiến hành trừ số lượng vật tư ở “quản lý kho”

• Phiếu yêu cầu nhập vật tư: Người dùng tạo phiếu yêu cầu nhập vật tư sau khi đã sửa chữa xong tài sản, tiến hành đóng Phiếu giao việc và trả số lượng vật tư còn lại về kho. Sau khi chọn “Hoàn thành” phiếu giao việc thì hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông báo để yêu cầu nhập số lượng vật tư còn lại, người dùng cập nhật số lượng và kho cần trả vật tư để thao tác tạo phiếu nhập vật tư. Khi đã tạo xong phiếu nhập kho thì tiến hành chọn để xác nhận trả vật tư về kho.

• Thông tin danh sách công việc cần thực hiện: Trong trường hợp người thực hiện công việc cần tạo thêm các công việc con thì người dùng chọn “Thêm công việc” để tạo thêm các công việc con và có thể phân công cho người khác thực hiện các đầu việc con này. Lưu ý các công việc con này phải được thực hiện và hoàn thành thì công việc cha mới có thể thao tác hoàn thành.

• Bàn giao công việc: Sử dụng để bàn giao công việc đang dang dở từ người nhận việc A sang người nhận việc B (mới). Lưu ý: chỉ bàn giao công việc khi phiếu giao việc ở tình trạng “đang thực hiện”

Người nhận việc vào chọn mục “Tạo bàn giao” để tạo yêu cầu sau đó chọn người nhận việc mới và Tổ trưởng. Lúc này phiếu giao việc sẽ ở tình trạng “Đang bàn giao”

Người nhận việc mới vào xác nhận hoặc từ chối. Sau khi xác nhận thì phiếu giao việc sẽ được chuyển sang “Người nhận việc” là người mới, nếu “Từ chối” thì phiếu giao việc sẽ được chuyển sang cho “Tổ trưởng” để tạo yêu cầu bàn giao cho người khác.

• Yêu cầu liên quan: Khi phiếu giao việc đang thực hiện có các yêu cầu liên quan ở những phiếu giao việc khác thì người dùng chọn thêm yêu cầu liên quan để thêm các phiếu giao việc liên quan vào phiếu đang thực hiện, giúp người dùng có thể thấy được thông tin của các phiếu giao việc liên quan

  

  • Chi phí: Các phiếu giao việc liên quan đến sửa chữa tài sản có phát sinh chi phí, người dùng có thể xem thông tin chi tiết nếu có phát sinh chi phí sửa chữa tài sản tại đây

    

  • Hoạt động: Người dùng có thể vào xem lại chi tiết các thông tin liên quan đến nhận xét, lịch sử hoạt động của phiếu giao việc hoặc lịch sử hoạt động của các công việc con

    

• (2) Tải về: Chọn tải về để tải thông tin danh sách phiếu giao việc theo định dạng file excel

• (3) Tải lên:

  • Chọn biểu tượng dấu 3 chấm để tải về danh sách những tài sản cần sửa chữa, từ danh sách này có thể biết được những tài sản nào đang cần tạo phiếu giao việc để thực hiện sửa chữa.

  • Sau đó, chọn “Tải lên” để lấy template mẫu import thông tin tạo nhiều phiếu giao việc để import giúp tạo nhanh phiếu giao việc hàng loạt

    

• (4) Xem thông tin phiếu giao việc theo dạng Lưới hoặc danh sách

  • Màn hình giao diện phiếu giao việc khi người dùng chọn xem theo dạng lưới

    

  • Màn hình giao diện phiếu giao việc khi người dùng chọn xem theo dạng danh sách

    

• Phân công xử lý hoặc cập nhật trạng thái hàng loạt phiếu giao việc cùng lúc

  

  • (1) Phân công xử lý: Khi có nhiều phiếu giao việc cần phân công xử lý cho người nhận việc thì người dùng có thể sử dụng chức năng này để thao tác thực hiện phân giao nhiều phiếu giao việc nhanh cùng lúc. Người dùng có thể phân công cùng lúc cho 2 trường “Người nhận việc” và “Người thực hiện” bằng cách Tại phân hệ “Quản lý công việc” => “Phiếu giao việc” => Tích chọn 1 hoặc nhiều “Phiếu giao việc” (1) => Thao tác khác (2) => Phân công xử lý (3) => Chọn đồng thời “Người nhận việc” và “Người thực hiện” để thêm vào cho nhiều “Phiếu giao việc

    

    

  • (2) Cập nhật trạng thái: Dùng chức năng này để cập nhật nhanh trạng thái cho các phiếu giao việc có cùng 1 trạng thái, và chỉ cập nhật nhanh cho các phiếu giao việc có nguồn phát sinh từ kế hoạch định kỳ. Các phiếu giao việc liên quan đến sửa chữa tài sản cần vào chi tiết phiếu giao việc để chọn số lượng tài sản cần thực hiện chỉnh sửa và khi sửa xong cần cập nhật lại tình trạng tài sản nên không thể dùng chức năng cập nhật trạng thái hàng loạt này.

Lưu ý (Remarks)

1. Các phiếu giao việc con sẽ có mã công việc theo định dạng là mã công việc cha / tài sảnK-00n.

2. Các phiếu giao việc con có trạng thái cuối cùng sau khi thực hiện xong công việc là Hoàn thành, không có trạng thái Đóng vì trạng thái Đóng sẽ áp dụng cho các phiếu giao việc cha

   

3. Các phiếu giao việc có loại công việc là sửa chữa tài sản thì người thực hiện công việc cần thao tác chuyển trạng thái phiếu giao việc từ Mới sang Đang thực hiện (1), sau đó chọn số lượng tài sản cần thực hiện (2) rồi chọn cập nhật (3) để lưu thông tin. Lưu ý bắt buộc phải thao tác chọn số lượng cần thực hiện để sau khi sửa chữa xong phiếu giao việc sẽ đồng bộ tình trạng tài sản từ hư hỏng (B, C, D) sang đã được sửa chữa (A/ A1)

   

   

   Sau khi chọn số lượng tài sản cần thực hiện và thực hiện sửa chữa xong, người dùng thao tác đóng phiếu thì hệ thống sẽ hiện thị thông báo cập nhật trạng thái tài sản. Người dùng phải cập nhật lại đúng trạng thái tài sản tương ứng với trạng thái tài sản trên thực tế để sau khi Lưu và đóng phiếu giao việc hệ thống sẽ cập nhật đúng trạng thái tài sản này.