Skip to main content
Skip table of contents

[VCR]HDSD Phiếu giao việc

Tên màn hình (Screen Name)

Phiếu giao việc (Work Orders)

Đường dẫn (Open Link)

Đăng nhập – Quản lý công việc – Phiếu giao việc

Tổng quan (Summary)

Màn hình hiển thị toàn bộ danh sách phiếu giao việc của cơ sở

Màn hình (Screen)

image-20241015-032558.png

Trường thông tin (Fields Description)

I. Các điều kiện lọc và tìm kiếm phiếu giao việc

image-20241015-032628.png
  • Phần tìm kiếm: Người dùng nhập thông tin tìm kiếm ở ô tìm kiếm, hỗ trợ tìm kiếm theo mã công việc hoặc tên công việc

  • Loại công việc: Chọn theo loại công việc cần tìm kiếm

  • Khu vực chức năng: Chọn tìm kiếm phiếu giao việc theo khu vực chức năng

  • Mức độ ưu tiên: Tìm kiếm phiếu giao việc theo mức độ ưu tiên

  • Trạng thái: Trạng thái thực hiện phiếu giao việc

  • Thời gian bắt đầu: Tìm kiếm theo ngày bắt đầu thực hiện công việc

  • Thời hạn: Tìm kiếm phiếu giao việc theo thời hạn kết thúc công việc

  • Ngày tạo: ngày tạo phiếu giao việc

  • Người nhận việc: Tìm kiếm theo thông tin người nhận công việc đó

  • Người thực hiện: Tìm kiếm theo thông tin người thực hiện công việc đó

  • Nguồn công việc: Tìm kiếm phiếu giao việc theo nguồn công việc phát sinh phiếu giao việc từ Kế hoạch định kỳ/ Phát sinh mới/ Phát sinh mới tự động/ Phát sinh từ phàn nàn/ Lỗi phát sinh từ TKT

  • Bỏ chọn hết: Giúp xóa hết các điều kiện lọc đã tìm kiếm trước đó

  • Thêm điều kiện lọc: Ngoài các điều kiện lọc mặc định, người dùng còn có thể thêm các điều kiện lọc khác để thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm phiếu giao việc

image-20241015-033144.png

II. Các trường thông tin phiếu giao việc

image-20241015-033047.png

III. Các chức năng chính

image-20241015-034853.png

  • (1) Tạo phiếu giao việc mới: Nhập các trường thông tin có dấu sao, lưu ý những phiếu giao việc liên quan đến sửa chữa tài sản thì người dùng chỉ cần nhập mã tài sản thì hệ thống sẽ tự động điền thông tin khu vực chức năng chứa tài sản đó. Sau khi nhập đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” để tạo phiếu giao việc.

image-20241015-034952.png
  • Cách thực hiện chỉnh sửa và cập nhật trạng thái phiếu giao việc: Sau khi tạo thành công 1 phiếu giao việc mới, người dùng vào icon image-20241015-035144.png để thực hiện công việc

    • Chọn Trạng thái để thay đổi trạng thái phiếu giao việc theo thứ tự Mới → Đang thực hiện → Hoàn thành/ Tạm dừng → Đóng. Lưu ý phải cập nhật đúng theo thứ tự trạng thái chứ không cập nhật nhanh hay bỏ qua các trạng thái không đúng thứ tự thì sẽ không thao tác cập nhật trạng thái được

      image-20241015-035431.png

    • Thay đổi thời hạn kết thúc công việc: Người dùng không có phân quyền (có thể là nhân viên) sẽ không thể điều chỉnh trực tiếp thời hạn kết thúc công việc mà phải trình quản lý phê duyệt điều chỉnh thời hạn như sau: Người dùng có thể thay đổi thời hạn kết thúc công việc bằng cách nhấn chọn nút “Gia hạn” → sau đó nhập đầy đủ thông tin thời hạn mới, chọn người phê duyêt, ghi lý do (Lưu ý: các trường có dấu sao đỏ * là bắt buộc phải điền thông tin) → Nhấn “Xác nhận” → Người được chọn phê duyệt gia hạn thời hạn sẽ nhận được thông báo → sau đó người phê duyệt sẽ vào mục “Phê duyệt gia hạn SLA & Thời gian hoàn thành thực tế” của Phiếu giao việc đó để tiến hành nhấn chọn phê duyệt hoặc từ chối.
      - Nếu chọn phê duyệt thì ở mục phê duyệt gia hạn SLA sẽ chuyển sang “Đã phê duyêt” và phiếu giao việc sẽ được cập nhập thời hạn hoàn thành mới.
      - Nếu chọn từ chối thì ở mục phê duyệt gia hạn SLA sẽ chuyển sang “Đã từ chối” phiếu giao việc vẫn giữ thời gian hoàn thành cũ, không có gì thay đổi

      image-20241015-041425.png

      image-20241015-042010.png
      image-20241015-042105.png
      image-20241015-042902.png

      image-20241015-042809.png

      image-20241015-043327.png
      image-20241015-043420.png

      image-20241015-043656.png

    • Thay đổi thời gian hoàn thành thực tế: Người dùng không có phân quyền (có thể là nhân viên) sẽ không thể điều chỉnh trực tiếp thời gian hoàn thành thực tế mà phải trình quản lý phê duyệt điều chỉnh như sau Người dùng có thể thay đổi thời gian hoàn thành thực tế bằng cách nhấn chọn nút “Cập nhập” → sau đó nhập đầy đủ thông tin thời gian hoàn thành mới, chọn người phê duyêt, ghi lý do (Lưu ý: các trường có dấu sao đỏ * là bắt buộc phải điền thông tin) → Nhấn “Xác nhận” → Người được chọn phê duyệt thay đổi thời gian hoàn thành thực tế sẽ nhận được thông báo → sau đó người phê duyệt sẽ vào mục “Phê duyệt gia hạn SLA & Thời gian hoàn thành thực tế” của Phiếu giao việc đó để tiến hành nhấn chọn phê duyệt hoặc từ chối.

      • Nếu chọn phê duyệt thì ở mục thời gian hoàn thành mới sẽ chuyển sang “Đã phê duyêt” và phiếu giao việc sẽ được cập nhập thời gian hoàn thành thực tế mới.

      • Nếu chọn từ chối thì ở mục thời gian hoàn thành mới sẽ chuyển sang “Đã từ chối” phiếu giao việc vẫn giữ thời gian hoàn thành thực tế cũ, không có gì thay đổi

      image-20241016-063637.png
      image-20241016-063754.png

      image-20241016-064502.png

      image-20241016-064921.png

      image-20241016-065311.png
      image-20241016-065353.png
      image-20241016-065422.png

      image-20241016-065800.png

    • Người dùng cũng có thể thay đổi các trường thông tin tổ đội thực hiện, người nhận việc sau đó chọn “Cập nhật” để lưu lại phần thông tin được chỉnh sửa

    • Trường “Khu vực chức năng” có thể chọn theo dạng cây: Tại phân hệ “Quản lý công việc” => “Phiếu giao việc” => Lọc thông tin phiếu giao việc cần tìm kiếm => Chỉnh sửa  => Tìm trường “Khu vực chức năng” => Xem và chọn thông tin “Khu vực chức năng” của cơ sở theo dạng cây.

      image-20240622-035437.png

    • Người dùng có thể chọn nhiều user cho trường “Người thực hiện” trong “Phiếu giao việc” bằng cách: Tại phân hệ “Quản lý công việc” => Phiếu giao việc => Lọc thông tin phiếu giao việc cần tìm kiếm (1) => Chỉnh sửa (2) => Tìm trường “Người thực hiện” để chọn và thêm nhiều User (3)

      image-20240622-034423.png
      image-20240622-034805.png

  • Phân loại lỗi: Thường dùng cho các công việc liên quan đến sửa chữa tài sản của kỹ thuật nhằm phân loại những lỗi thường hay gặp trong quá trình thực hiện công việc và giúp các nhân viên mới có thể xem và xử lý khi gặp các lỗi tương tự

  • Thông tin danh sách công việc cần thực hiện: Trong trường hợp người thực hiện công việc cần tạo thêm các công việc con thì người dùng chọn “Thêm công việc” để tạo thêm các công việc con và có thể phân công cho người khác thực hiện các đầu việc con này. Lưu ý các công việc con này phải được thực hiện và hoàn thành thì công việc cha mới có thể thao tác hoàn thành.

  • Bàn giao công việc: Sử dụng để bàn giao công việc đang dang dở từ người nhận việc A sang người nhận việc B (mới). Lưu ý: chỉ bàn giao công việc khi phiếu giao việc ở tình trạng “đang thực hiện”

Người nhận việc vào chọn mục “Tạo bàn giao” để tạo yêu cầu sau đó chọn người nhận việc mới và Tổ trưởng. Lúc này phiếu giao việc sẽ ở tình trạng “Đang bàn giao”

Người nhận việc mới vào xác nhận hoặc từ chối. Sau khi xác nhận thì phiếu giao việc sẽ được chuyển sang “Người nhận việc” là người mới, nếu “Từ chối” thì phiếu giao việc sẽ được chuyển sang cho “Tổ trưởng” để tạo yêu cầu bàn giao cho người khác.

  • Yêu cầu liên quan: Khi phiếu giao việc đang thực hiện có các yêu cầu liên quan ở những phiếu giao việc khác thì người dùng chọn thêm yêu cầu liên quan để thêm các phiếu giao việc liên quan vào phiếu đang thực hiện, giúp người dùng có thể thấy được thông tin của các phiếu giao việc liên quan

    • Chi phí: Các phiếu giao việc liên quan đến sửa chữa tài sản có phát sinh chi phí, người dùng có thể xem thông tin chi tiết nếu có phát sinh chi phí sửa chữa tài sản tại đây

    • Hoạt động: Người dùng có thể vào xem lại chi tiết các thông tin liên quan đến nhận xét, lịch sử hoạt động của phiếu giao việc hoặc lịch sử hoạt động của các công việc con

  • (2) Tải về: Chọn tải về để tải thông tin danh sách phiếu giao việc theo định dạng file excel

  • (3) Tải lên:

    • Chọn biểu tượng dấu 3 chấm để tải về danh sách những tài sản cần sửa chữa, từ danh sách này có thể biết được những tài sản nào đang cần tạo phiếu giao việc để thực hiện sửa chữa.

    • Sau đó, chọn “Tải lên” để lấy template mẫu import thông tin tạo nhiều phiếu giao việc để import giúp tạo nhanh phiếu giao việc hàng loạt

  • (4) Xem thông tin phiếu giao việc theo dạng Lưới hoặc danh sách

    • Màn hình giao diện phiếu giao việc khi người dùng chọn xem theo dạng lưới

    • Màn hình giao diện phiếu giao việc khi người dùng chọn xem theo dạng danh sách

  • Phân công xử lý hoặc cập nhật trạng thái hàng loạt phiếu giao việc cùng lúc

    • (1) Phân công xử lý: Khi có nhiều phiếu giao việc cần phân công xử lý cho người nhận việc thì người dùng có thể sử dụng chức năng này để thao tác thực hiện phân giao nhiều phiếu giao việc nhanh cùng lúc. Người dùng có thể phân công cùng lúc cho 2 trường “Người nhận việc” và “Người thực hiện” bằng cách Tại phân hệ “Quản lý công việc” => “Phiếu giao việc” => Tích chọn 1 hoặc nhiều “Phiếu giao việc” (1) => Thao tác khác (2) => Phân công xử lý (3) => Chọn đồng thời “Người nhận việc” và “Người thực hiện” để thêm vào cho nhiều “Phiếu giao việc

      image-20240622-040025.png
      image-20240622-040100.png

    • (2) Cập nhật trạng thái: Dùng chức năng này để cập nhật nhanh trạng thái cho các phiếu giao việc có cùng 1 trạng thái, và chỉ cập nhật nhanh cho các phiếu giao việc có nguồn phát sinh từ kế hoạch định kỳ. Các phiếu giao việc liên quan đến sửa chữa tài sản cần vào chi tiết phiếu giao việc để chọn số lượng tài sản cần thực hiện chỉnh sửa và khi sửa xong cần cập nhật lại tình trạng tài sản nên không thể dùng chức năng cập nhật trạng thái hàng loạt này.

Lưu ý (Remarks)

  • Các phiếu giao việc con sẽ có mã công việc theo định dạng là mã công việc cha / tài sảnK-00n.

  • Các phiếu giao việc con có trạng thái cuối cùng sau khi thực hiện xong công việc là Hoàn thành, không có trạng thái Đóng vì trạng thái Đóng sẽ áp dụng cho các phiếu giao việc cha

  • Các phiếu giao việc có loại công việc là sửa chữa tài sản thì người thực hiện công việc cần thao tác chuyển trạng thái phiếu giao việc từ Mới sang Đang thực hiện (1), sau đó chọn số lượng tài sản cần thực hiện (2) rồi chọn cập nhật (3) để lưu thông tin. Lưu ý bắt buộc phải thao tác chọn số lượng cần thực hiện để sau khi sửa chữa xong phiếu giao việc sẽ đồng bộ tình trạng tài sản từ hư hỏng (B, C, D) sang đã được sửa chữa (A/ A1)

    Sau khi chọn số lượng tài sản cần thực hiện và thực hiện sửa chữa xong, người dùng thao tác đóng phiếu thì hệ thống sẽ hiện thị thông báo cập nhật trạng thái tài sản. Người dùng phải cập nhật lại đúng trạng thái tài sản tương ứng với trạng thái tài sản trên thực tế để sau khi Lưu và đóng phiếu giao việc hệ thống sẽ cập nhật đúng trạng thái tài sản này.

    4. Gia hạn SLA & Thời gian hoàn thành thực tế: Người dùng không có phân quyền (có thể là nhân viên) sẽ không điều chỉnh được mà phải trình quản lý phê duyệt điều chỉnh. Chỉ gia hạn SLA cho các phiếu ở trạng thái chưa hoàn thành. Còn thời gian hoàn thành thực tế là cho các phiếu ở trạng thái hoàn thành

2. Phiên bản APP

  1. Xem danh sách Công việc

  • Mục đích: Hỗ trợ người dùng điện thoại có thể xem danh sách các Phiếu giao việc và Công việc đang được chỉ định cho bộ phận hoặc cá nhân người sử dụng hiện tại.

  • Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở ứng dụng CiAMS và đăng nhập vào hệ thống

Bước 2: Tại màn hình trang chủ, chọn vào mục “Công việc” hoặc “Bảo trì/ Bảo dưỡng” để xem danh sách các công việc cần thực hiện ở trạng thái Mới

Bước 3: Vuốt màn hình qua bên trái/ phải để xem chi tiết công việc ở các trạng thái Đang thực hiện/ Tạm dừng/ Hoàn thành/ Đã hủy/ Đóng

  1. Tạo phiếu giao việc phát sinh

  • Mục đích: Tạo các phiếu giao việc phát sinh.

  • Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở ứng dụng CiAMS và đăng nhập vào hệ thống

Bước 2: Tại màn hình Công việc, chọn “Tạo” để thực hiện tạo phiếu giao việc

Bước 3: Người dùng nhập đầy đủ thông tin cần có cho Phiếu giao việc và bấm nút "Tạo" để tiến hành tạo Phiếu giao việc

Chi tiết các thông tin trên màn hình

  • Danh mục công việc: Chọn tên danh mục công việc cần thực hiện

  • Mức độ ưu tiên: Chọn mức độ ưu tiên cho phiếu giao việc

  • Loại yêu cầu: Chọn loại công việc cho phiếu giao việc

  • Khu vực chức năng: Chọn khu vực chức năng sẽ thực hiện công việc

  • Tài sản: Chọn tài sản, thiết bị nếu đầu việc liên quan

  • Tổ đội: Chọn bộ phận sẽ xử lý đầu việc

  • Người nhận việc: Tùy theo quy trình của cơ sở, có thể chọn hoặc không (để bộ phận tự phân công)

  • Thời hạn: Thời gian phải hoàn thành đầu việc

  • Mô tả: Chi tiết hơn yêu cầu nếu có

  • Yêu cầu liên quan: Chọn các yêu cầu có liên quan đến phiếu giao việc đang cần tạo

  • Đính kèm: Đính kèm các hình ảnh liên quan, có thể chọn từ kho ảnh hoặc chụp ảnh trực tiếp từ hiện trường

2.1 Tạo các công việc con trong 1 phiếu giao việc

  • Mục đích: Hỗ trợ trưởng bộ phận có thể chia nhỏ công việc theo khối lượng hoặc theo tính chất công việc cho các nhân sự khác nhau thực hiện.

  • Các bước thực hiện:

Bước 1: Sau khi đã tạo phiếu giao việc người dùng vào màn hình chi tiết của Phiếu giao việc => Kéo xuống dưới và bấm vào nút "Thêm công việc"

Bước 2: Người dùng nhập đầy đủ thông tin cho công việc tương tự như chức năng tạo Phiếu giao việc

Bước 3: Sau khi nhập thông tin đầy đủ thì bấm vào nút "Tạo"

→ Sau khi tạo thành công sẽ tự động quay về màn hình Phiếu giao việc trước đó, Công việc vừa mới tạo sẽ hiện ở mục "Thông tin danh sách công việc"

2.2 Cách thực hiện chỉnh sửa và cập nhật trạng thái phiếu giao việc: Sau khi tạo thành công 1 phiếu giao việc mới, người dùng vào icon để thực hiện công việc

  • Chọn Trạng thái để thay đổi trạng thái phiếu giao việc theo thứ tự Mới → Đang thực hiện → Hoàn thành/ Tạm dừng → Đóng. Lưu ý phải cập nhật đúng theo thứ tự trạng thái chứ không cập nhật nhanh hay bỏ qua các trạng thái không đúng thứ tự thì sẽ không thao tác cập nhật trạng thái được

    image-20241022-043058.png

     

  • Thay đổi thời hạn kết thúc công việc: Người dùng không có phân quyền (có thể là nhân viên) sẽ không thể điều chỉnh trực tiếp thời hạn kết thúc công việc mà phải trình quản lý phê duyệt điều chỉnh thời hạn như sau: Người dùng có thể thay đổi thời hạn kết thúc công việc bằng cách nhấn chọn nút “Gia hạn” → sau đó nhập đầy đủ thông tin thời hạn mới, chọn người phê duyêt, ghi lý do (Lưu ý: các trường có dấu sao đỏ * là bắt buộc phải điền thông tin) → Nhấn “Xác nhận” → Người được chọn phê duyệt gia hạn thời hạn sẽ nhận được thông báo → sau đó người phê duyệt sẽ vào mục “Phê duyệt gia hạn SLA & Thời gian hoàn thành thực tế” của Phiếu giao việc đó để tiến hành nhấn chọn phê duyệt hoặc từ chối.
    - Nếu chọn phê duyệt thì ở mục phê duyệt gia hạn SLA sẽ chuyển sang “Đã phê duyêt” và phiếu giao việc sẽ được cập nhập thời hạn hoàn thành mới.
    - Nếu chọn từ chối thì ở mục phê duyệt gia hạn SLA sẽ chuyển sang “Đã từ chối” phiếu giao việc vẫn giữ thời gian hoàn thành cũ, không có gì thay đổi

    image-20241022-043230.png

    image-20241022-043314.png

  • Thay đổi thời gian hoàn thành thực tế: Người dùng không có phân quyền (có thể là nhân viên) sẽ không thể điều chỉnh trực tiếp thời gian hoàn thành thực tế mà phải trình quản lý phê duyệt điều chỉnh như sau Người dùng có thể thay đổi thời gian hoàn thành thực tế bằng cách nhấn chọn nút “Cập nhập” → sau đó nhập đầy đủ thông tin thời gian hoàn thành mới, chọn người phê duyêt, ghi lý do (Lưu ý: các trường có dấu sao đỏ * là bắt buộc phải điền thông tin) → Nhấn “Xác nhận” → Người được chọn phê duyệt thay đổi thời gian hoàn thành thực tế sẽ nhận được thông báo → sau đó người phê duyệt sẽ vào mục “Phê duyệt gia hạn SLA & Thời gian hoàn thành thực tế” của Phiếu giao việc đó để tiến hành nhấn chọn phê duyệt hoặc từ chối.

    • Nếu chọn phê duyệt thì ở mục thời gian hoàn thành mới sẽ chuyển sang “Đã phê duyêt” và phiếu giao việc sẽ được cập nhập thời gian hoàn thành thực tế mới.

    • Nếu chọn từ chối thì ở mục thời gian hoàn thành mới sẽ chuyển sang “Đã từ chối” phiếu giao việc vẫn giữ thời gian hoàn thành thực tế cũ, không có gì thay đổi

    image-20241022-044040.png

    image-20241022-044059.png

  • Người dùng cũng có thể thay đổi các trường thông tin tổ đội thực hiện, người nhận việc sau đó chọn “Cập nhật” để lưu lại phần thông tin được chỉnh sửa

 

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.