Tạo đặt phòng

Tên màn hình (Screen Name)

Tạo đặt phòng

Đường dẫn (Open Link)

Đăng nhập – Đặt phòng – Tạo mới

Đăng nhập – Sơ đồ phòng – :tạo_mới: Tạo mới đặt phòng

Tổng quan (Summary)

Màn hình chức năng tạo đặt phòng của khách lẻ, có thể tạo một hoặc một nhóm các đặt phòng

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

I. Tạo mới đặt phòng theo các bước sau:

• Bước 1: Tại màn hình đặt phòng, chọn “Tạo mới”

• Bước 2: Nhập các thông tin được yêu cầu như Tên khách, giấy tờ tùy thân, số điện thoại..

• Bước 3: Gán số phòng cho đặt phòng, bước này có thể thao tác sau khi tạo đặt phòng xong

• Bước 4: Chọn loại dịch vụ mà khách hàng cần lưu trú: Theo giờ hay theo ngày

  • Theo giờ: Chọn khung giờ khách lưu trú

    

  • Theo ngày: Chọn khoảng thời gian lưu trú của khách

    

• Bước 5: Chọn “Nâng cao” để thêm số lượng phòng cần đặt của đặt phòng hoặc nhập các yêu cầu đặt biệt hay ghi chú của khách hàng.

• Bước 6: Chọn “Đặt phòng” để hoàn tất các bước tạo đặt phòng

II. Chi tiết đặt phòng

1.Thông tin tổng quan

• (1) Điều chỉnh thời gian lưu trú: Người dùng có thể rút ngắn hoặc gia hạn thời gian lưu trú cho khách hàng bằng cách điền thông tin ngày đến và ngày đi ở trường thông tin Giá trị mới, sau đó chọn Xác nhận để thay đổi

• (2) Thay đổi loại phòng:

  • Người dùng có thể thay đổi loại phòng cho khách hàng bằng cách điền thông tin loại phòng và số phòng mới tương ứng với loại phòng mới ở trường thông tin Giá trị mới

  • Chọn “Không thay đổi giá” nếu người dùng muốn giữ nguyên giá của loại phòng cũ cho khách hàng

  • Chọn “Thay đổi giá” nếu người dùng muốn thay đổi giá theo đúng giá bán của loại phòng mới cho khách

• (3) Thay đổi số phòng: Trong trường hợp cần đổi phòng cho khách, người dùng chọn biểu tượng :edit: để thực hiện thay đổi số phòng mới, nhập số phòng vào ô tìm kiếm để tìm số phòng nhanh chóng hơn

2. Thông tin khách chính

• Người dùng có thể thay đổi thông tin khách bằng cách kích vào biểu tượng :edit: để cập nhât các thông tin tên khách, giấy tờ tùy thân, số điện thoại và Email

3. Thông tin người đặt: Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin Tên, Email và số điện thoại của người đặt phòng

4. Tình trạng thanh toán:

• Tình trạng thanh toán: Chưa thanh toán hoặc đã thanh toán

• Chi phí khác: Nhập thông tin các chi phí phát sinh thêm trong quá trình khách lưu trú tại cơ sở

  

  

  

  • Các bước nhập chi phí khác:

    • (1) Kích chọn vào số tiền ở dòng Chi phí khác

    • (2) Nhập số lượng các món có sẵn trên hệ thống mà khách hàng đã sử dụng trong quá trình lưu trú

    • (3) Chọn “Thêm món mới” để thêm các món không có sẵn trên hệ thống hoặc chi phí phát sinh mà khách hàng đã sử dụng trong quá trình lưu trú

      • (4) Nhập mô tả và chi phí phát sinh

    • (5) Chọn “Thêm” để lưu và hoàn tất các bước nhập chi phí khác

• Giảm giá:

  

  • Người dùng nhập số tiền giảm giá theo các bước:

    • (1) Kích chọn vào số tiền ở dòng giảm giá → Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Giảm giá

    • (2) Số tiền được giảm thêm

    • (3) Nhập ghi chú liên quan đến phần giảm giá

    • (4) Tổng giảm giá sẽ bằng giá giảm hiện tại + giá giảm thay đổi. Chọn “Lưu lại” để thực hiện lưu thay đổi

• Đã thanh toán: Người dùng có thể nhập trực tiếp số tiền khách đã thanh toán theo các bước sau

  

  • (1) Kích chọn vào số tiền ở dòng Đã thanh toán → hệ thống sẽ hiển thị màn hình Thanh toán

  • (2)

    • Giá hiện tại là số tiền mà khách đã thanh toán trước đó

    • Giá thay đổi là giá khách thanh toán thêm

  • (3) Chọn phương thức thanh toán mà khách hàng sử dụng: Tiền mặt, thanh toán thẻ, thanh toán online, thanh toán qua ví điện tử hay chuyển khoản..

  • (4) Ghi chú: Nhập ghi chú liên quan đến số tiền mà khách hàng thanh toán

  • (5) Chọn “Lưu lại” để lưu thay đổi

  • * Chọn vào biểu tượng :lịch_sử_giao_dịch: để xem lại lịch sử giao dịch của đặt phòng này

    

    • (1) Chọn thời gian cần xem lại lịch sử giao dịch

    • (2) Chọn xem toàn bộ thông tin lịch sử giao dịch hoặc xem theo nhóm

    • (3) In hóa đơn: Người dùng có thể thao tác chỉnh sửa các trường thông tin của hóa đơn trước khi thực hiện in hóa đơn

5. Yêu cầu của khách: Nhấp vào biểu tượng :edit: để nhập ghi chú liên quan đến đặt phòng này

6. Các chức năng

• Trường hợp đặt phòng sắp đến

  • (1) Chat với khách đặt phòng: Các khách hàng có sử dùng ứng dụng đặt phòng CiTravel thì có thể nhắn tin trực tiếp với khách sạn nơi mình lưu trú

  • (2) Khách không đến: Nhấn chọn “Khách không đến” nếu khách hàng đặt phòng nhưng không đến

  • (3) Nhận phòng: Chọn “Nhận phòng” khi khách đã đến nhận phòng tại khách sạn

  • (4) Hủy đặt phòng: Chọn “Hủy đặt phòng” khi khách yêu cầu hủy đặt phòng

• Trường hợp đặt phòng đang ở

• (4) Thêm dịch vụ: Chức năng thêm các dịch vụ phát sinh trong thời gian khách lưu trú tương tự với các bước thực hiện thêm chi phí khác ở mục số 3

• (5) Trả phòng: Các bước trả phòng:

  • Bước 1: Chọn “Trả phòng” để thực hiện trả phòng trên hệ thống

  • Bước 2: Nhập số lượng các món khách dùng hoặc thêm món mới nếu có phát sinh trong quá trình khách lưu trú. Tương tự các bước nhập chi phí khác ở mục số 4

  • Bước 3: Chọn hình thức thanh toán

  • Bước 4: Xem lại hóa đơn chi tiết, sau đó chọn “Hoàn tất” để hoàn tất các bước trả phòng.

Lưu ý (Remarks)