Create Individual Guest's Event Task (สร้างงานเตรียมการใหม่สำหรับกิจกรรมลูกค้ารายย่อย)

ชื่อหน้าจอ (Screen Name)

สร้างงานเตรียมการใหม่สำหรับกิจกรรมลูกค้ารายย่อย ( Create Individual Guest’s Event Task )

เปิดลิ้งค์ (Open Link)

Log in – Task Management – Task Management - Create Task - Food & Beverage.

Log in – Task Management – Task Management - Create Task - House Keeping

ภาพรวม (Summary)

สร้างงานเตรียมงานใหม่สำหรับงานลูกค้ารายย่อยที่อาจรวมงานต่างๆ เช่น วันเกิด ฮันนีมูน วันครบรอบ... งานเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับแผนก F&B, Housekeeping... เนื่องจาก มีความจำเป็นต้องสร้างงานระบบสำหรับสิ่งเหล่านี้ ส่วนที่จะเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน.

หน้าจอ (Screen)

คำอธิบายฟิลด์ ( Fields Description)

1. ข้อมูลทั่วไป:

• ผู้ติดตาม/ Followers: หัวหน้างานหรือผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้งานที่ได้รับมอบหมายเสร็จตรงเวลาและเป็นไปตามมาตรฐานของโรงแรม.
  1. Food & Beverage/ แผนกอาหารและเครื่องดื่ม: รับผิดชอบในการสั่ง เตรียมเค้ก ไวน์ ผลไม้ การ์ดอวยพร...
  2. House Keeping/ แผนกแม่บ้าน: รับผิดชอบจัดเตรียมอุปกรณ์ภายในห้อง เช่น ดอกไม้ ผ้าเช็ดตัว..

• สร้างงานอย่างรวดเร็ว/ Quick Task Name: งานที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า ผู้ใช้เพียงแค่ต้องเลือกจากรายการงานเพื่อสร้างงานทั่วไปอย่างรวดเร็ว & เพียงแก้ไขเนื้อหาหากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างงานสำหรับการตั้งค่าฮันนีมูน วันครบรอบ วันเกิด... และสร้างรายการตรวจสอบที่ต้องทำเนื่องจากงานเหล่านี้เป็นงานที่ซ้ำกัน.

• สถานะ/ Status: แสดงสถานะปัจจุบัน ( new, in-progress, on-hold, done, completed, cancel ) และอนุญาตให้อัปเดตสำหรับงานที่สร้างบนระบบ สำหรับสถานะเสร็จสมบูรณ์และยกเลิก เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่มีสิทธิ์เปลี่ยน.

• ผู้รับ/ Assignee: ผู้สร้างสามารถเว้นว่างไว้หรือเลือกบุคคลตามความต้องการของงานได้ หากเว้นว่างไว้ หัวหน้างานหรือผู้จัดการจะรับผิดชอบในการมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่างานจะเสร็จสิ้น งานจัดกิจกรรมสำหรับลูกค้ารายย่อยมักได้รับมอบหมายให้เป็นพนักงานที่ดูแลรูมเซอร์วิสของแผนก F&B และรองชนะเลิศและจัดดอกไม้ในแผนกทำความสะอาด.

• ให้ความสำคัญ/ Priority: ลำดับความสำคัญของงาน ได้แก่high, medium, low (ขึ้นอยู่กับความต้องการของงาน)

• ระยะเวลา/ Due date: วันที่งานที่ต้องทำ (จดเวลาติดตั้งเพิ่มเติมเพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบดำเนินการได้ตรงเวลา)

• การยืนยันการจอง/ Confirmation Number: ระบบจะดึงข้อมูลเกี่ยวกับการยืนยันการจองเหล่านี้จากการจองที่สร้างขึ้นบนระบบ (เชื่อมโยงกับโมดูล Front Office) ผู้ใช้สามารถเลือกการจองเฉพาะสำหรับจัดกิจกรรมเหล่านี้ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อเลือกการจองหลายรายการพร้อมกัน.

• รหัสแผนการเดินทาง/ Itinerary Number:ข้อมูลเริ่มต้นจะถูกนำมาพร้อมกับการยืนยันการจอง เมื่อผู้ใช้เลือกการยืนยันการจอง.

• พื้นที่/ Area: ผู้ใช้เลือกจำนวนห้องเพื่อจัดเตรียมกิจกรรม.

• ชื่อผู้เข้าพัก/ Guest name: จะถูกยึดตามข้อมูลยืนยันการจองที่เลือกไว้ด้านบน หากข้อมูลยืนยันการจองว่างเปล่าหรือถูกเลือกหลายครั้ง ช่องชื่อผู้เข้าพักจะว่างเปล่า

• ชื่องาน Task/ Task name: ผู้ใช้สร้างชื่อย่อสำหรับงานและสามารถอธิบายรายละเอียดในช่องข้อมูลและส่วนหมายเหตุได้

• คำขอพิเศษ/ Special request: แสดงคำขอพิเศษที่บันทึกไว้ในการจองของผู้เข้าพักที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อความสนใจทั่วไปของทุกคน ในการจองจะมีการบันทึกช่องต่างๆ เช่น วันเกิด วันครบรอบ ฮันนีมูน เพื่อให้พนักงานสามารถติดตามรายละเอียดเพิ่มเติมได้.

• ความคิดเห็น/ Comment: แสดงความคิดเห็นที่บันทึกไว้ในการจองของผู้เข้าพักที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้

• หมายเหตุ/ Note: ผู้ใช้สามารถเพิ่มคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับเวลาการตั้งค่า ข้อมูลที่ควรทราบ การเตรียมการที่จำเป็น และข้อกำหนด เพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าใจข้อมูลได้ชัดเจนยิ่งขึ้นและดำเนินการได้อย่างถูกต้อง.

• SLA ( นาที/ Minute ): เวลาที่คาดว่าจะทำงานให้สำเร็จตามมาตรฐานโรงแรม (มีระเบียบที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อสร้างงาน ผู้ใช้จะใส่เวลาที่ถูกต้องตามระเบียบ)

• เวลาเริ่มต้น/ Start time: คำนวณเมื่อผู้รับมอบหมายงานเริ่มเปลี่ยนสถานะงานจาก NEW เป็น IN-PROGRESS

• เอกสารแนบ/ Attachment: ผู้ใช้สามารถอัพโหลดรูปภาพที่เกี่ยวข้องกับงานเพื่ออธิบายสถานะการทำงานได้อย่างถูกต้องหรืออัปเดตสถานะการทำงาน .

• รับเข้า/ Input: ที่ผู้ใช้อัพโหลดภาพเพื่ออัพเดตสถานะการทำงาน.

• ประวัติ/ History: แสดงการเปลี่ยนแปลงของงานตั้งแต่เวลาสร้างจนถึงปัจจุบัน

หมายเหตุ (Remarks)