Chi tiết nhóm đặt phòng (Itinerary Detail)

Tên màn hình (Screen Name)

Chi tiết nhóm đặt phòng (Itinerary Detail)

Đường dẫn (Open Link)

Tổng quan (Summary)

Màn hình hiển thị các thông tin chi tiết của một nhóm đặt phòng

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

[Booker Information] – Thông tin người đặt phòng (1)

Họ tên/Name: Tên đầy đủ của người đặt phòng
Email: Địa chỉ email của người đặt phòng
Số ĐT/Phone: Số điện thoại của người đặt phòng

[Booking Information] – Thông tin đặt phòng (2)

Ngày đến/Arrival: Ngày đến của khách
Ngày đi/Departure: Ngày đi của khách
Số đêm/Night: Số đêm phòng
ETA (Estimate Time of Arrival): Giờ đến dự kiến của khách
Số lượng phòng/ No of Rooms: Tổng số lượng phòng
Số người/Person: Tổng số lượng khách
Tiền phòng/Total Rate: Tổng tiền phòng của đặt phòng
Mã giá/Rate Code: Mã gói giá phòng
Phí cố định/Fix charge Amount: Phí phụ thu thêm khi khách yêu cầu thêm các dịch vụ ngoài gói giá cố định
Tên nhóm/ Group name: Tên nhóm khi khách đặt phòng theo đoàn
Ô tick Include cancel: Tick chọn để bao gồm luôn thông tin của cả những phòng đã cancel.

[Comment/ Guest Comment] – Ghi chú (3)

Comment:
- Được hiểu là ghi chú nội bộ, dùng cho việc ghi chú của cơ sở, nằm ngoài phạm vi Guest Comment.
- Dữ liệu tại trường này chỉ sử dụng và hiển thị tại PMS và đang không có activity logs.

Guest Comment:
- Hiển thị các comment của booking từ các nguồn khác đổ về hệ thống.
- Dữ liệu tại trường Guest comment sẽ được thể hiện tại: Report Arrival/Guest Inhouse rate check/Guest Inhouse, comment Clone Booking/cross selling, activity logs, comment tại PCM/import Booking/create booking.

Tích chọn chức năng để áp dụng nội dung ghi chú cho toàn bộ các đặt phòng thuộc chung nhóm ( chung mã IT )
- Append all: Lựa chọn cập nhật thêm nội dung nhưng sẽ không đè hoặc xóa comment riêng của booking.
- Apply for all: Lựa chọn này sẽ ghi đè lên toàn bộ nội dung comment cũ trước đó có trong booking.

[Special Request] – Yêu cầu đặt biệt (4)

Yêu cầu đặc biệt/ Special request: chọn yêu cầu đặc biệt của khách lưu trú. Người dùng có thể tích chọn các yêu cầu đặc biệt từ danh mục các yêu cầu đặc biệt

Tích chọn “Apply for all“ nếu muốn copy yêu cầu đặt biệt của nhóm cho toàn bộ các đặt phòng thuộc nhóm. Khi thực hiện “Save“, hệ thống sẽ tự động copy thông tin này cho tất cả các đặt phòng thuộc nhóm

[Room List] – Danh sách phòng thuộc nhóm (5)

Hiển thị toàn bộ danh sách các phòng của nhóm:

Conf. No.: Mã xác nhận của đặt phòng
Họ tên/Guest Name: Tên đầy đủ của khách chính
Số phòng/Room: Số phòng & loại phòng của đặt phòng
Tình trạng/Status: Tình trạng của đặt phòng
Số khách/Prs. (Person): Tổng số lượng khách của đặt phòng
Ngày đến/Arrival Date: Ngày khách đến nhận phòng
Ngày đi/Departure Date: Ngày khách trả phòng
Mã giá/Rate Code: Mã gói giá khách đặt theo từng phòng
Thành tiền/Total Rate: Tổng tiền khách đặt theo từng phòng

Các chức năng trong danh sách phòng của nhóm

Lọc tình trạng phòng cần xem trong danh sách phòng của nhóm:

Move Reservations: Tách hoặc gộp booking từ mã hành trình hiện tại sang 1 mã hành trình mới hoặc gộp vào 1 mã hành trình đang có sẵn:

Sau đó sẽ xuất hiện màn hình như bên dưới

Check-in All Selected: Check-in các phòng được chọn đã được xác nhận và đã được gán số phòng

Check-out All Selected: Check-out các phòng được chọn ở trạng thái đang lưu trú

Cancel: Cancel các phòng được chọn ở trạng thái đã được xác nhận

Add Package: Thêm Package cho nhiều đêm và nhiều phòng trong booking đoàn

Sau đó sẽ xuất hiện màn hình bên dưới

Mỗi lần chỉ thêm được 1 loại Package và cần chọn khoảng thời gian từ đêm nào đến đêm nào để thêm package
Lưu ý:
- Trong cùng một ngày thì không thể thêm trùng package code
- Những đêm khách đã ở qua thì không thêm được package

Remove Package: Xóa package cho nhiều đêm và nhiều phòng trong booking đoàn

Sau đó sẽ xuất hiện màn hình bên dưới

Nhập tên package cần remove và chọn khoảng đêm nào cần remove package cho các phòng đã chọn
Lưu ý:
- Mỗi lần chỉ xóa được 1 loại package và cần chọn khoảng đêm nào để xóa package
- Những đêm khách đã ở qua thì không xóa package được

Refresh Rate: Cập nhật lại giá các package trong các Rate Code cho các booking đã đặt trước khi có sự thay đổi giá của package.

[Buttons] – Danh sách nút chức năng

Thêm đặt phòng/Add Reservation: Tạo mới một đặt phòng thuộc nhóm. Link tới màn hình Rate Query
Xuất hóa đơn tạm tính ( Print Proforma Folio ) cho một group/một party

+ Gồm có 3 options:
- Preview PDF: click để xem hóa đơn tạm tính dưới dạng file PDF tại browser tab mới
- Download PDF: click để tải bản PDF về máy
- Download Excel: click để tải bản Excel về máy

+ Chức năng này phục vụ cho việc in ra bản dự trù chi phí của một group/một IT có cùng giá suốt chặng ở. Bao gồm: tiền phòng, fixed charge, package bookable
+ Proforma folio có thể xuất cho cả các phòng PM/COM/HUSE/NO-SHOW/CANCEL/EARLY CHECKED OUT
+ Các phòng có cùng room type, arrival-departure, rate amount sẽ đuợc gom nhóm thành 1 dòng.
+ Proforma Invoice mẫu:

Thêm thông báo cho tất cả các đặt phòng thuộc nhóm/ Alert. Chi tiết xem màn hình chức năng Thêm thông báo (Alert)
Thư xác nhận đặt phòng/ Confirmation letter. Khi người dùng nhấn vào biểu tượng Confirmation letter, ngoài việc xem lại thư xác nhận đặt phòng thì còn có thêm các chức năng:
- (1) Edit Confirm Email/ Chỉnh sửa thông tin: Người dùng có thể sử dụng chức năng này để chỉnh sửa các thông tin trong thư xác nhận đặt phòng trước khi gửi đến cho khách hàng. Lưu ý: Confirmation letter là thông tin quan trọng xác nhận đặt phòng với khách hàng nên cần phải kiểm tra kỹ toàn bộ các thông tin đã chỉnh sửa để tránh phát sinh khiếu nại không đáng có từ phía khách hàng.
- (2) Send Email/ Gửi thư xác nhận đặt phòng: Nhấn để gửi thư xác nhận đặt phòng.
- (3) Print Confimation letter/ In thư xác nhận đặt phòng: Nhấn để thực hiện in thư xác nhận đặt phòng
In phiếu đăng kí khách/Print Registration Card: Nhấn để in phiếu đăng ký khách
Xem tin nhắn/View Messages: Xem các tin nhắn dành cho khách lưu trú. Chi tiết xem màn hình chức năng Tin nhắn nội bộ (Message)
Xuất dữ liệu danh sách khách/Export guest list in party: Nhấn để xuất dữ liệu danh sách khách trong nhóm đặt phòng
Xếp phòng/Assign all: Xếp phòng cho các đặt phòng chưa được xếp phòng. Chi tiết xem màn hình chức năng Xếp phòng (Room Assignment)