Grant Card (Cấp thẻ khóa phòng)

Tên màn hình (Screen Name)

Cấp thẻ khóa phòng (Grant Card)

Đường dẫn (Open Link)

Tổng quan (Summary)

Cấp thẻ khóa phòng cho khách

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

Có 3 cách có thể truy cập đến chức năng cấp thẻ phòng cho khách:

1. [Key Card] - Cấp thẻ trực tiếp tại màn hình Chi Tiết Đặt Phòng

Truy xuất vào màn hình chi tiết đặt phòng Confirmation Detail và nhấn biểu tượng “Key Card”

Arrival Date & Time: ngày nhận phòng ( mặc định lấy theo ngày nhận phòng của đặt phòng) & thời gian bắt đầu cho phép thẻ phòng hoạt động ( mặc định là 14:00 theo quy định của khách sạn, người dùng có thể thay đổi thời gian để phù hợp với thực tế vận hành).
Departure Date & Time: ngày trả phòng ( mặc định lấy theo ngày trả phòng của đặt phòng) & thời gian ngưng hoạt động của thẻ được cấp ( người dùng có thể thay đổi thời gian để phù hợp với thực tế vận hành).
Main Guest: tên khách chính của đặt phòng ( thông tin mặc định được lấy theo đặt phòng )
Status: trạng thái của đặt phòng hiện tại ( Arrival, Inhouse, Departure…)
Select Guests: người dùng chọn khách để thực hiện cắt thẻ phòng ( danh sách khách được lấy từ số khách được khai báo trên booking.
Encoder: thiết bị mã hoá ( đối với cơ sở có nhiều thiết bị mã hoá tại khu vực cắt thẻ phòng cho khách, người dùng có thể chọn thiết bị mã hoá phù hợp nhất đã được kết nối với hệ thống để đặt thẻ & tiến hành cắt hoặc huỷ thông tin thẻ phòng)

Đặt thẻ lên máy và nhấn “Start to grant” để thực hiện cắt thẻ

Lưu ý: hệ thống sẽ tiến hành cắt thẻ cho từng khách, người dùng cần chờ thanh trạng thái chạy hết để tiến hành cắt thẻ cho khách tiếp theo. Bên cạnh mỗi khách sẽ hiển thị thanh trạng thái để người dùng có thể theo dõi & thực hiện cắt thẻ.

2. [Grant Card] - Cấp thẻ

(Log in - Front Office - Key Card - Grant Card)

Find Reservation By:
- Arrival Date: lọc các đặt phòng theo ngày nhận phòng
- In House: lọc các đặt phòng đang ở tại khách sạn.
Arrival Date: lọc các đặt phòng có ngày nhận phòng theo ngày muốn chọn.
Search By: tìm kiếm các đặt phòng trong danh sách thoả theo các điều kiện ở trên, người dùng có thể tìm kiếm theo mã hành trình ( IT No), mã đặt phòng ( Confirmation No), số phòng ( Room No). Thông tin hiển thị sẽ bao gồm mã hành trình, số phòng, mã đặt phòng, trạng thái hiện tại của đặt phòng.
Máy cấp thẻ/Encoder: Chọn thiết bị mã hoá tương ứng muốn sử dụng để cắt thẻ.
Thời gian hiệu lực của thẻ phòng dành cho phòng được chọn/ Valid Time: Người dùng chọn ngày, giờ bắt đầu & kết thúc ( mặc định hệ thống sẽ lấy theo ngày nhận phòng & trả phòng của khách, giờ mặc định sẽ theo giờ nhận phòng & trả phòng mặc định theo quy định của khách sạn.

Đặt thẻ lên máy và nhấn “Grant key” để thực hiện cắt thẻ, hệ thống sẽ cắt thẻ phòng theo thứ tự lần lượt từng phòng & từng khách trong phòng.

3. [Grant Key Card] Tạo thẻ ở màn hình Assign Room:

Khi thực hiện phân phòng có các đặt phòng chưa nhận phòng, hệ thống có nút bật - tắt chức năng Grant Key Card cho từng phòng tương ứng ( chức năng này có thể cài đặt mặc định là luôn bật hoặc luôn tắt & người dùng có thể bật - tắt thủ công cho từng phòng khi vận hành thực tế).

Nếu nút Grant Key Card được bật, khi người dùng bấm nút Save, các đặt phòng đã được phân phòng sẽ được chuyển sang màn hình [ Grant Card ] cho nhiều phòng cùng lúc, các thông tin ở màn hình này sẽ được lấy mặc định theo từng booking đã được phân phòng ở bước trước:

Đặt thẻ trên máy và nhấn “Start to grant” để thực hiện cắt thẻ

Lưu ý (Remarks)

Người dùng đặt thẻ lên máy encoder được chọn ở màn hình Grant Key, trường hợp đặt thẻ lên khác encoder, hệ thống sẽ thông báo cảnh báo để người dùng kiểm tra lại.

Trong quá trình cắt thẻ cho nhiều phòng, nhiều khách khác nhau, người dùng chỉ việc lần lượt đặt thẻ theo thứ tự các thanh trạng thái hiển thị trên hệ thống.