Theo dõi tình trạng Hóa đơn điện tử của khách hàng
Màn hình (Screen)
Trường thông tin (Fields Description)
Có thể tìm kiếm theo các trường thông tin:
Số hóa đơn/Invoice Number: Nhập số hóa đơn để tìm kiếm chi tiết hóa đơn
Mã xác nhận đặt phòng/Confirmation Number: Nhập mã xác nhận để tìm kiếm chi tiết hóa đơn
Tên công ty/Company Name: Nhập tên công ty xuất hóa đơn để tìm kiếm chi tiết hóa đơn
Tên khách hàng/Customer Name: Nhập tên khách hàng để tìm kiếm chi tiết hóa đơn
Theo loại hóa đơn/Type
Publish: hoá đơn đã phát hành
Adjust Info: hoá đơn điều chỉnh thông tin
Adjust Reducing: hoá đơn điều chỉnh giảm
Replacement: Hóa đơn thay thế
Replaced: Hóa đơn đã bị thay thế
Void: hoá đơn bị huỷ
Trạng thái xử lý/ Processing State:
Processing: đang xử lí
Success: xử lí thành công
Adjusted (chỉ dùng cho hoá đơn gốc type Publish): đã bị điều chỉnh
Pending: xử lí hoá đơn gặp lỗi, hệ thống sẽ hiển thị button Retry để người dùng có thể thao tác gửi lại yêu cầu xử lí hoá đơn
Replacement: Hóa đơn thay thế
Replaced: Hóa đơn đã bị thay thế
Giai đoạn xuất hóa đơn/Invoices (From-To): Chọn thời gian hóa đơn được xuất để tìm kiếm hóa đơn
Các trường thông tin kết quả tìm kiếm
Nút chức năng/Action
Loại hóa đơn/Type
Trạng thái xử lý/ Processing State
#: Số thứ tự
Ngày xuất Hóa đơn/Invoice Date
Khách hàng/Customer: Thông tin khách hàng xuất hóa đơn
Công ty/Company: Thông tin xuất hóa đơn
Mã số thuế/Tax No: Mã số thuế của Công ty
Email: Địa chỉ Email gửi hóa đơn
Mã xác nhận/ Confirmation
Ghi chú/ Reference
Mã số bí mật/ Secret Number
Ngày tạo hóa đơn/ Created Date
Tính năng Export Billing Form tại màn hình Invoice List (PMS E-Invoice), cho phép:
Lọc và xuất hàng loạt file Billing Form (PDF) theo danh sách Confirmation Number thoả điều kiện bộ lọc.
Đóng gói các file Billing Form vào 1 file ZIP để tải về.
Theo dõi tiến trình và lịch sử các lần xuất billing qua màn hình Export Billing History.
Điều kiện & Quy tắc xuất dữ liệu
Điều kiện kích hoạt nút "Export billing": Bắt buộc phải nhập đủ 2 tiêu chí lọc: a. Company Name b. Khoảng ngày Invoice (From - To).
Quy tắc lấy dữ liệu:
Chỉ lấy các hóa đơn thuộc kết quả lọc hiện tại.
Lấy danh sách Confirmation Number không trùng lặp (distinct).
Loại trừ các Invoice có Type = VOID (các Type khác như Publish, Replaced... đều được lấy).
Chỉ xuất các Invoice có Tax No. (Mã số thuế).
Với mỗi booking, chỉ những Folio có phát sinh giao dịch mới được tạo file PDF.
Không giới hạn số lượng Confirmation Number trong một lần xuất.
Tên file PDF được đặt theo TA Recloc của booking, không theo tên khách hàng hay Confirmation Number
⚠️ Lưu ý:
Người dùng cần filter theo đúng Company Name trước khi export để tránh xuất nhầm dữ liệu của công ty khác (ví dụ nhập "VIN" có thể trả về nhiều công ty như VINFAST, VINSOC, VINSMART, VINAMILK...)
Nên nhập đầy đủ/chính xác tên công ty khi filter để đảm bảo kết quả lọc đúng.
Vì hiện tại không giới hạn số lượng Confirmation Number/Invoice mỗi lần export, người dùng nên chủ động thu hẹp khoảng ngày Invoice nếu muốn kiểm soát khối lượng file xuất ra
Các bước thao tác
Tại màn hình Invoice List, nhập Company Name cần lọc (nên nhập đầy đủ/chính xác tên công ty để lọc đúng dữ liệu — xem Lưu ý bên dưới).
Chọn khoảng ngày Invoice (From–To) cần xuất (bắt buộc).
Bấm nút Export billing.
Hệ thống hiển thị thông báo (notification góc phải màn hình): "The export file is being processed. Please check Billing Export History to track the progress and download the file once it is completed." ("File đang được xử lý để xuất. Vui lòng kiểm tra Lịch sử xuất billing để theo dõi tiến trình và tải file sau khi hoàn tất.")
Hệ thống xử lý xuất file ở chế độ nền (background); người dùng có thể tiếp tục thao tác khác trong lúc chờ.
Khi xử lý hoàn tất (trạng thái Success), người dùng vào Export Billing History, bấm vào tên file để tải file ZIP về máy.
Giải nén file ZIP để lấy các file Billing Form (PDF) theo từng TA Recloc/folio.
Quy tắc đặt tên file & Quản lý trạng thái
Trạng thái xử lý trong Export Billing History:
Waiting: Đang xếp hàng chờ xử lý.
Processing: Hệ thống đang tổng hợp dữ liệu và kết xuất file.
Success: Xử lý thành công, sẵn sàng tải file.
Failed: Thất bại (do lỗi hệ thống hoặc booking thiếu thông tin TA Recloc).
Cơ chế chống trùng lặp (Anti-duplicate): Nếu người dùng ở nguyên trang và nhấn nút Export billing lần thứ hai khi yêu cầu trước chưa hoàn thành, hệ thống sẽ chặn và cảnh báo: "The same export is already running. Please wait a few minutes and check Export billing history" (Yêu cầu xuất tương tự đang chạy. Vui lòng đợi vài phút...). Để tạo lượt xuất mới, người dùng cần thay đổi bộ lọc hoặc F5 lại trang.
Lưu ý:
Danh sách Export Billing History có thể có nhiều trang; người dùng dùng thanh phân trang phía dưới để xem thêm.
Có thể lọc theo Status (Waiting/Processing/Success/Failed) bằng dropdown Status ở đầu popup.
Vì lịch sử hiển thị theo phạm vi toàn Cơ sở, người dùng có thể thấy cả các yêu cầu export do đồng nghiệp khác thực hiện tại cùng Cơ sở
-20261025-161455.png?cb=f4a3019144791c51b2f2e365c5c2c88a)
