Night Audit Routine (Chạy đóng ngày)

Tên màn hình (Screen Name)

Chạy đóng ngày (Night Audit)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Front Office – Night Audit – Night Audit Routine

Tổng quan (Summary)

Thực hiện chạy đóng ngày và thực hiện các bước theo quy trình hệ thống

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

Các thông tin chung

• Ngày hiện hành

• Routine: Các tiến trình thực hiện chạy đóng ngày

• Progress: Tình trạng của tiến trình, bao gồm:

  • Hoàn thành/Complete: Tiến trình đã được chạy thành công

  • Tạm dừng/Pause: Tiến trình đang tạm dừng chờ người dùng kiểm tra và xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống

• Total Progress: Các tiến trình đã chạy thành công/Tổng tiến trình

Các bước chạy đóng ngày Night Audit

Bước 1: GUEST CHECK - Kiểm tra thông tin cá nhân của khách

• Tại bước này hệ thống yêu cầu người dùng sẽ phải nhập đầy đủ các trường thông tin như title, last name, first name, DOB, ID card type, ID card number, nationality, country sau đó “Submit” để tiếp tục chạy đóng ngày

• Nhấn “Continue” để bỏ qua và tiếp tục tiến trình chạy Night Audit

• Nhấn “Close” để dừng tiến trình chạy Night Audit

Bước 2: NATIONALITY/COUNTRY CHECK - Kiểm tra thông tin Quốc tịch/Quốc gia

Bước “Nationality / Country Check” được thiết kế nhằm phát hiện và xử lý các trường hợp liên quan đến mã quốc gia (Country Code) và quốc tịch (Nationality Code) nếu có phát sinh sai lệch từ profile chưa xác thực (unverified) được tạo bởi OTA.

*Thông tin sai lệch từ profile chưa xác thực (unverified) được tạo bởi phía OTA. Khi người dùng tạo profile mới trên CiHMS dựa trên profile unverified này mà không điều chỉnh lại thì sẽ dẫn đến mã quốc gia bị sai. Ảnh hưởng đến dữ liệu Báo cáo Nationality Statistic sẽ sinh ra thêm 1 dòng quốc tịch mới.

Cách xử lý:

• Ở bước Nationality / Country Check => Hệ thống sẽ trả về danh sách các booking và khách hàng có thông tin Country/ Nationality Code chưa chính xác.

• Người dùng cần cập nhật lại thông tin đúng trước khi tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo của Night Audit.

Tùy chọn “Bỏ qua bước này”:
Hệ thống có hỗ trợ cơ chế “Bỏ qua bước này” trong trường hợp cần thiết hoặc Trong trường hợp không cần chỉnh sửa thông tin, người dùng có thể sử dụng tính năng “Bypass” để bỏ qua bước kiểm tra này và tiếp tục quy trình Night Audit.

(1) Điều chỉnh lại Nationality/Country
(2) Submit để cập nhật thay đổi
(3) By pass: Bỏ qua bước này
(4) Sau khi cập nhật đầy đủ, nút "Continue" sẽ sáng lên cho người dùng chọn 
(5) Close: Đóng bảng này

Bước 3: DEPARTURES NOT CHECKED OUT - Kiểm tra thông tin khách Check-out

Bước 4: ARRIVALS NOT CHECKED IN - Kiểm tra thông tin khách dự kiến đến nhận phòng

• Nhấn “Arrival List” để chuyển tới Tab Arrival và kiểm tra lại thông tin các đặt phòng chưa thực hiện check-in

• Nhấn “Mask as No Show” để chuyển các đặt phòng dự kiến đến từ “Reserved” sang “No Show“

• Nhấn “Back” để dừng tiến trình chạy Night Audit

Bước 5: POST ROOM RATES & PACKAGES - Hệ thống tự động ghi nhận các khoản tiền phòng và gói dịch vụ

Bước 6: POST FIXED CHARGE - Hệ thống tự động ghi nhận các khoản tiền phụ phí

Bước 7: CHANGE RESERVATION STATUS - Hệ thống tự động chuyển tình trạng của các đặt phòng

Bước 8: PRINT FINAL REPORTS - Hệ thống tự động kết xuất các báo cáo đóng ngày ra dạng file PDF

Bước 9: ROLL THE BUSINESS DATE - Hệ thống tự động thực hiện chuyển sang ngày mới

Lưu ý (Remarks)

N/A