Phân công công việc (Task Assignment)

Tên màn hình (Screen Name)

Phân công công việc (Task Assignment)

Đường dẫn (Open Link)

Tổng quan (Summary)

Màn hình phân công chi tiết lịch dọn phòng của khách sạn/resort.

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

Bao gồm 2 tab thông tin chính

(1) [Group Task] – Tạo lịch dọn

Tạo các lịch dọn chi tiết cho từng ngày và từng ca

Bước 1: Chọn ngày và khu làm việc và số nhóm muốn tạo lịch dọn

Ngày/Pickup Date: Ngày của lịch dọn
Ca làm việc/Session: Chọn ca làm việc muốn tạo lịch dọn
Số nhóm/Quanlity Group Task: Chọn số nhóm muốn chia trong ca làm việc

Bước 2: Nhấn “Filter” để tìm kiếm danh sách các phòng cần tạo lịch dọn

[Filter] – Điều kiện tìm kiếm

FO Status: Tình trạng phòng theo bộ phận FO, bao gồm Vacant và Occupied
Tình trạng phòng/Room Status: Tình trạng phòng bao gồm:
- Bẩn/Dirty
- Sạch/Clean
- Đã kiểm tra/Inspected
- Dọn sơ/Pickup
- OOS (Out Of Service): Phòng tạm khóa để bổ sung thêm vật dụng còn thiếu trong phòng, có thể sử dụng đặt phòng cho khách
- OOO (Out of order): Phòng đang tạm khóa để sữa chữa, bảo trì trong thời gian dài
Tình trạng đặt phòng/Reservation Status
Số phòng/Room No.
Loại phòng/Room Type

[Result] – Kết quả tìm kiếm

Bước 3: Nhập số lượng lịch dọn muốn tạo vào trường “Quantity Group Task” và nhấn “Generate”. Hệ thống sẽ tự động tạo ra các lịch dọn tương ứng theo số lượng đã nhập. Các phòng sẽ được lấy lần lượt theo số thứ tự thấp đến cao. Số lượng phòng của mỗi lịch dọn được tính như ví dụ bên dưới

VD: Có tổng 17 phòng và tách thành 3 lịch dọn

Lịch 1 = round(17/3,0) = 6

Lịch 2 = round(17/3,0) = 6

Lịch 3 = 17 – Lịch 1 – Lịch 2 = 5

Người dùng có thể nắm kéo thả các phòng qua lại giữa các lịch dọn với nhau

Bước 4: Nhấn vào chỗ dấu mũi tên để chọn nhân viên giao nhóm nhiệm vụ, stick để assign, có thể stick nhiều nhân viên.

Bước 5: Các lịch dọn đã được phân cho nhân viên sẽ chuyển sang tab Task Management.

Các chức năng

Edit Order: Chỉnh sửa lại lịch đã được phân chia
- Có thể thêm/ bớt nhân viên vào/ ra khỏi lịch đã phân chia
- Kéo thả các phòng đã được phân chia ra khỏi lịch trực hoặc thêm các phòng chưa được phân chia vào lịch trực
Reset: Bỏ và phân chia lại.
Export: Xuất bản Preview coi lại task công việc đã giao và trạng thái, sau đó xuất Excel và PDF.

(2) [Task Management] – Quản lý lịch dọn theo từng nhân viên

Quản lý chi tiết lịch dọn cùng nhân viên và nhóm theo tình trạng của lịch dọn. Mỗi lịch dọn bao gồm 4 tình trạng:

To Do: Khi tạo lịch dọn mặc định là lấy tình trạng này
In Progress: Đang thực hiện. Khi nhân viên dọn phòng nhận việc được giao và Start trên thiết bị di động thì lịch dọn tự động chuyển từ To Do sang In Progress
On Hold: Chờ xử lý do phát sinh vấn đề chưa thể hoàn thành công việc
Done: Hoàn thành

Cập nhật tình trạng của lịch dọn cho từng nhân viên

Bước 1: Nhấn vào tên nhân viên dọn phòng. Hệ thống hiển thị danh sách các số phòng chi tiết trên lịch dọn của nhân viên

Bước 2: Tại cột “Task Status” nhấn dấu mũi tên để cập nhật tình trạng lịch dọn của phòng đó

Bước 3: Nhấn “Update” để lưu thông tin vừa nhập.

Cập nhật tình trạng phòng

Với những phòng đã được dọn xong (lịch dọn có tình trạng là Done), người dùng có thể cập nhật tình trạng phòng

Bước 1: Nhấn vào tên nhân viên dọn phòng. Hệ thống hiển thị danh sách các số phòng chi tiết trên lịch dọn của nhân viên

Bước 2: Tại cột “Room Status” nhấn dấu mũi tên để cập nhật tình trạng của phòng đó

Bước 3: Nhấn “Update” để lưu thông tin vừa nhập

Phân công công việc (Task Assignment)

Tên màn hình (Screen Name)