Quick Tasks (Nhiệm vụ nội bộ)

Tên màn hình (Screen Name)

Nhiệm vụ nội bộ (Quick Tasks)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Front Office – Reservation – Nhấn chọn Confirmation No. – Tại màn hình Confirmation Detail - Hộp thoại Quick Tasks nhấn -> “View Quick Tasks”

Tổng quan (Summary)

Màn hình chức năng cho phép tạo các nhiệm vụ nội bộ cần xử lý giữa các bộ phận của khách sạn có liên quan đến các phòng khách đang lưu trú. Các nhiệm vụ được tạo tại chức năng này sẽ liên kết và quản lý trên phân hệ Task Management

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

1. Danh sách các nhiệm vụ nội bộ của phòng

Thông tin khách lưu trú/ đặt phòng (1):

• Mã xác nhận/Confirmation Number: mã xác nhận của đặt phòng.

• Ngày đến/Arrival: ngày đến.

• Ngày đi/Departure: ngày đi.

• Số phòng/Room: số phòng của khách.

• Tên khách/Guest name: tên khách lưu trú.

• Yêu cầu đặc biệt/Special request: yêu cầu đặc biệt của khách.

Danh sách các ghi chú nội bộ (2):

• Tạo lúc/Created At: Ngày giờ tạo nhiệm vụ.

• Tên khách/Guest: Tên khách

• Nội dung/Task Name: Tóm tắt nhiệm vụ

• Số nhiệm vụ/Task ID: Số của nhiệm vụ, lưu ý ký tự đầu (Prefix) đại diện cho bộ phận. Ví dụ: HK (Houskeeping), RN (Runner)

• Tình trạng/Status: Tình trạng hoàn thành của nhiệm vụ

• Mã số của nhân viên/Assignee: Tên hoặc mã nhân viên được giao phụ trách nhiệm vụ

2. Thêm mới một nhiệm vụ nội bộ:

Nhấn “Create Quick Task” để thêm mới nhiệm vụ:

• Bộ phận/Department: Chọn bộ phận phụ trách thực hiện nhiệm vụ từ danh sách các bộ phận

• Loại task/Type

• Tên Task/Task Name: Mô tả tên nhiêm vụ

• Mã xác nhận/Confirmation number: mã xác nhận của đặt phòng.

• Số phòng/Room: phòng của khách lưu trú.

• Tên khách lưu trú/Guest Name: Tên khách chính

• Hạn hoàn thành/Due Date: Ngày yêu cầu dự kiến hoàn thành của nhiệm vụ

• Nhắc nhở/Reminder (Minutes): Cài đặt thời gian nhắc nhở trước khi đến hạn

• Mô tả nhiệm vụ/Task Description: Mô tả chi tiết nhiệm vụ

• Thời gian hoàn thành/SLA (minutes): Thời gian dự kiến tính bằng phút nhiệm vụ cần được xử lý sau khi nhập thời gian bắt đầu

• Thời gian bắt đầu/Start time: Thời gian bắt đầu tính để thực hiện nhiệm vụ

Nhấn “Save“ để lưu thông tin nhiệm vụ hoặc nhấn “Cancel“ để hủy bỏ

Lưu ý (Remarks)

Các nhiệm vụ sau khi tạo sẽ được chuyển đến phân hệ Task Management theo các bộ phận tương ứng