Tạo đặt phòng (New Reservation)

Tên màn hình (Screen Name)

Tạo đặt phòng (Rate Query)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Front Office – Rate Query

Tổng quan (Summary)

Màn hình chức năng tạo đặt phòng của khách lẻ, có thể tạo một hoặc một nhóm các đặt phòng. Theo các bước sau:

1. Bước 1: Tìm kiếm và tra cứu giá phòng từ màn hình Tra cứu giá phòng (Rate Query).

2. Bước 2: Từ màn hình Tra cứu giá phòng (Rate Query), người dùng nhấn đúp để chọn giá và loại phòng muốn tạo đặt phòng.

3. Bước 3: Nhấn “Create Reservation”, hệ thống hiển thị màn hình thông tin cần điền để tạo các đặt phòng cho khách lẻ.

4. Bước 4: Nhập các thông tin chi tiết của đặt phòng.

5. Bước 5: Xác nhận và lưu đặt phòng.

*Search theo trường thông tin Rate Codes hoặc Travel Agent/Company/Block tùy theo nhu cầu của người dùng

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

Phần 1: Mỗi đặt phòng hiển thị ở một Tab thông tin và bao gồm các phần thông tin chi tiết:

1. Thông tin người đặt phòng/Booker

2. Thông tin khách lưu trú/Add Guest

3. Thông tin phòng/Room Information

4. Thông tin khác/More Information

5. Thêm gói dịch vụ/Add Package

[Booker] – Thông tin người đặt phòng

• Tên/First Name: Tên của người đặt phòng

• Họ/Last Name: Họ của người đặt phòng

• Email: Địa chỉ email của người đặt phòng

• Số ĐT/Phone: Số điện thoại của người đặt phòng

• Nút chức năng: Liên kết thông tin khách với hồ sơ khách cụ thể đã tồn tại trong hệ thống

  

[Add Guest] – Thông tin khách lưu trú

[Main Guest Information] – Thông tin khách chính

• Tên/First Name: Tên của khách chính. Thông tin bắt buộc nhập

• Họ/Last Name: Họ của khách chính. Thông tin bắt buộc nhập

• Email: Địa chỉ email của khách chính

• Số ĐT/Phone: Số điện thoại của khách chính

• Danh xưng/ Title: Chọn từ danh sách các danh xưng

• Quốc tịch/Nationality: Chọn từ danh mục quốc tịch

• Quốc gia/Country: Chọn từ danh mục quốc gia

• Nút chức năng: Áp dụng thông tin khách chính cho tất cả các phòng

  

• Nút chức năng: Liên kết thông tin khách với hồ sơ khách cụ thể đã tồn tại trong hệ thống.

  

• Người đặt là khách lưu trú chính/ Booker is also a guest: Tích chọn khi người đặt phòng cũng là khách chính lưu trú.

  

[Sharer Information] – Thông tin khách đi kèm: Nhấn “Add more sharer“ để nhập thông tin khách ở cùng

• Tên/First Name: Tên của khách chính. Thông tin bắt buộc nhập

• Họ/Last Name: Họ của khách chính. Thông tin bắt buộc nhập

• Email: Địa chỉ email của khách chính

• Số ĐT/Phone: Số điện thoại của khách chính

• Danh xưng/ Title: Chọn từ danh sách các danh xưng

• Quốc tịch/Nationality: Chọn từ danh mục quốc tịch

• Quốc gia/Country: Chọn từ danh mục quốc gia

• Nút chức năng: Liên kết thông tin khách với hồ sơ khách cụ thể đã tồn tại trong hệ thống.

  

[Room Information] – Thông tin phòng

• Ngày/Date: Thời gian lưu trú của khách. Ngày đến & Ngày đi

• Số đêm phòng/No. Of Night: Số đêm phòng

• Tổng số lượng khách/Prs. (Person): Tổng số lượng khách. Có thể thay đổi số lượng khách ở bằng cách bấm chọn drop-down list và tăng giảm số lượng

• Loại phòng/Room Type: Loại phòng được lấy tự động từ màn hình Rate Query trước đó và tại thời điểm này hệ thống chưa cho phép thay đổi loại phòng đã chọn.

• Phòng/Room: Số phòng. Người dùng có thể hoặc không bắt buộc xếp phòng tại thời điểm này. Nhấn chọn drop-down list để chọn phòng nếu muốn gán phòng.

  

• Mã giá phòng/Rate Plan: Mã giá phòng được lấy tự động từ màn hình Rate Query trước đó

[More Information] – Thông tin khác

• Mã nguồn/Source: Mã nguồn của đặt phòng. Chọn từ danh mục mã nguồn.

• Mã thị trường/Market: Mã thị trường của đặt phòng. Chọn từ danh mục mã thị trường.

• Đại lý/Travel Agent: Cho phép chọn hồ sơ đại lý du lịch từ danh sách các đại lý du lịch.

• Công ty/Company: Cho phép chọn hồ sơ công ty từ danh sách các công ty.

• Giờ đến dự kiến/ETA (Estimate Time of Arrival).

• Giờ đi dự kiến/ETD (Estimate Time of Departure).

• TA Rec Loc (Travel Agent Record Locator): Mã của đặt phòng trên các đại lý du lịch

• Ref Number: Mã tham khảo.

• Origin: Phương thức đặt phòng. Chọn từ danh mục mã phương thức đặt phòng.

• Mục đích lưu trú/Purpose of stay: Mục đích lưu trú của khách. Chọn từ danh mục mã mục đích lưu trú.

• Phương thức thanh toán/ Payment method: Chọn phương thức thanh toán từ danh mục hình thức thanh toán

• Số thẻ/ Credit card No.: Nhập số thẻ của khách (nếu có)

• Ngày hết hạn/ Expired date: Chọn ngày đáo hạn thẻ.

• Mã bảo mật/ Approval Code: Nhập mã bảo mật.

• Số tiền/ Approval Amount: Nhập số tiền đảm bảo.

• Yêu cầu đặc biệt/ Special request: Chọn yêu cầu đặc biệt của khách lưu trú. Người dùng có thể tích chọn các yêu cầu đặc biệt từ danh mục các yêu cầu đặc biệt

• Ghi chú/ Comment: Hiển thị các ghi chú về đặt phòng. Người dùng có thể thêm mới hoặc chỉnh sửa và xóa các ghi chú này.

[Add Package] – Thêm các gói dịch vụ vào đặt phòng

Hệ thống cho phép người dùng khai báo các gói dịch vụ chi tiết theo từng ngày lưu trú của đặt phòng. Mỗi ngày sẽ là 1 tab thông tin riêng biệt

Thêm gói dịch vụ cho từng ngày trong giai đoạn lưu trú

• Gói dịch vụ/Add Package: Chọn gói dịch vụ từ danh sách các gói dịch vụ đang áp dụng tại cơ sở

• Số lượng của gói dịch vụ/Quantity

• Đơn giá/Fee: Hệ thống tự động lấy giá theo khai báo của gói dịch vụ

• Tổng tiền/Total Fee: Tính = Đơn giá X Số lượng

Trường hợp gói dịch vụ áp dụng cho toàn bộ giai đoạn khách ở. Người dùng nhấn “Apply for all days” để áp dụng gói dịch vụ cho toàn giai đoạn lưu trú

Phần 2: [Summary] – Thông tin chung

Hiển thị danh sách các đặt phòng đang khởi tạo. Nhấn mũi tên để xem chi tiết thông tin của từng đặt phòng

Thông tin chi tiết của từng đặt phòng:

• Tổng tiền phòng/Total Amount.

• Loại phòng/Room Type.

• Tên loại phòng/Room Type Name.

• Tổng số khách/Total Persons.

• Ngày đến/Arrival Date.

• Ngày đi/Deparure Date.

• Tổng số đêm/No. Of Nights.

• Room Price: Đơn giá phòng của từng ngày trong giai đoạn lưu trú. Mỗi ngày là 1 dòng thông tin. Nếu đêm lưu trú có các gói dịch vụ thì sẽ hiển thị 1 dòng tên gói dịch vụ.

• Thành tiền/Sub Total: Tổng tiền phòng trước thuế và phí.

• Tổng tiền phòng/Total Price: Tổng tiền phòng của tất cả các đặt phòng trong danh sách.

• Nút chức năng: Xác nhận đặt phòng/Confirm Booking: Xác nhận và lưu các đặt phòng đã nhập

Lưu ý (Remarks)

Sau khi tạo thành công đặt phòng, hệ thống hiển thị màn hình Chi tiết hành trình (Itinerary Detail)