Đưa đón (Track)

Tên màn hình (Screen Name)

Quản lý nhiệm vụ đưa/đón (Track)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Application – Transportation – Track

Tổng quan (Summary)

Màn hình quản lý và theo dõi các yêu cầu đặt xe theo ngày hiện tại. Nhân viên theo dõi công việc đón/ tiễn khách đã được lên kế hoạch và xử lý các vấn đề phát sinh trong ngày hiện tại nếu có và cho phép xem theo 2 giao dịch Calendar và lưới chi tiết

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

1. [Calendar] - Xem theo dạng lịch/bảng

Hiển thị lưới lịch và các nhiệm vụ đón/ tiễn đang được chia theo tài xế phụ trách và khung thời gian

Thông tin hiển thị chung của một nhiệm vụ bao gồm:

Tình trạng/Status: Tình trạng của nhiệm vụ, bao gồm:
- New: Nhiệm vụ mới
- In Progress: Đang thực hiện
- Hold On: Tạm giữ
- Done: Đã thực hiện
- Complete: Hoàn thành
- Cancel: Hủy

Những nhiệm vụ có tình trạng “Complete” hoặc ”Cancel” không thể sửa/xóa và chỉ có thể xem

Task Code/Mã số của nhiệm vụ
Tên khách/Guest Name
Thời gian đón/Pickup time
Mã xác nhận đặt phòng của khách/Confirmation No.
Địa điểm đón khách/Pickup Location. Với loại nhiệm vụ là “Pick up” thì địa điểm đón là sân bay hoặc bến tàu/bến xe, ngược lại nếu là nhiệm vụ “Drop off” thì địa điểm đón là khách sạn

Cập nhật thông tin cho nhiệm vụ đón/tiễn

Tích chọn nhiệm vụ. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của nhiệm vụ và người dùng có thể chỉnh sửa và cập nhật các thông tin cho nhiệm vụ được chọn

Mã nhiệm vụ/Task Code
Tình trạng/Status: Tình trạng của nhiệm vụ, bao gồm:
- New: Nhiệm vụ mới
- In Progress: Đang thực hiện
- Hold On: Tạm giữ
- Done: Đã thực hiện
- Complete: Hoàn thành
- Cancel: Hủy. Khi chuyển qua tình trạng này, hệ thống yêu cầu người dùng phải nhập lý do hủy của nhiệm vụ

Lưu Ý: Nếu đặt phòng bị hủy từ phân hệ FO thì tất cả các nhiệm vụ đón/tiễn liên quan đến đặt phòng đó sẽ đều tự động hủy và có lý do hủy mặc định là “Mã đặt phòng đã bị hủy”

Tài xế/Assingee: Phân công tài xế đón khách. Chọn tài xế từ danh sách tài xế của phân hệ Transportation Management
Quick Task: Dùng để phân loại công việc cần thực hiện.
Thông tin chung của nhiệm vụ/General Infor: Kế thừa từ booking bên phân hệ FO, nếu đặt phòng có sự thay đổi sẽ tự động cập nhật thông tin cho các nhiệm vụ đón/tiễn
Due: Ngày giờ đến hạn hoàn thành nhiệm vụ.
Reminder (Minutes): Số phút nhắc nhở trước thời điểm đến hạn. Hệ thống sẽ gửi thông báo theo thời gian được thiết lập.
Room No.: Số phòng liên quan đến nhiệm vụ.
Group: Thông tin nhóm khách hoặc nhóm đặt phòng liên quan, nếu có.
Party No.: Mã khách hoặc mã hồ sơ khách liên quan đến nhiệm vụ.
Guest Name: Tên khách liên quan đến nhiệm vụ.
Phone No.: Số điện thoại liên hệ của khách.
VIP: Thông tin phân loại khách VIP.
Estimate To Arrival (UTC+07:00): Thời gian dự kiến khách đến.
Estimate To Departure (UTC+07:00): Thời gian dự kiến khách rời đi.
Nationality: Quốc tịch của khách.
SLA (Minutes): Thời gian xử lý nhiệm vụ theo SLA, tính bằng phút. Hệ thống sẽ thông báo khi nhiệm vụ vượt quá thời gian SLA được thiết lập.
Booking Special Request: Yêu cầu đặc biệt của khách được ghi nhận trong thông tin đặt phòng.
Special Request: Yêu cầu đặc biệt liên quan đến nhiệm vụ.
Note: Ghi chú bổ sung về nhiệm vụ.
- Mã chuyến bay/Flight No.: Thông tin mã chuyến bay của khách
- To fly/ nơi cất cánh
- To land/ nơi hạ cánh
- Ngày/thời gian đến/Arrival Date time: Thông tin ngày/thời gian đến của khách
- Mã số chuyến tàu/Boat No.: Mã số chuyến tàu qua đảo (nếu có)
- Thời gian tàu khởi hành/Boat Time (nếu có)
- Pickup route/ tuyến đón khách
- Điểm đón/Pickup Location: Điểm đón khách. Với loại nhiệm vụ là “Arrival” thì địa điểm đón là sân bay hoặc bến tàu/bến xe. Chỉ hiển thị với loại nhiệm vụ là “Arrival”
- Điểm trả khách/Drop Off Location: Điểm trả khách. Với loại nhiệm vụ là “Departure” thì địa điểm trả khách là sân bay hoặc bến tàu/bến xe. Chỉ hiển thị với loại nhiệm vụ là “Departure”
- Thời gian đón/Pickup Time: Thời gian tài xế có mặt ở sân bay để đón khách
- Người lớn/Adults: Số lượng người lớn cần đón. Mặc định = 1
- Trẻ em/Children: Số lượng trẻ em cần đón
- FOC (Free Of Charge): Số lượng khách được miễn phí dịch vụ đón
- Tổng khách phải đón/Total Pax: Tổng khách = Số lượng người lớn + Số lượng trẻ em + FOC và phải luôn luôn lớn hơn 1
- Loại xe/Car Type: Loại xe sử dụng để đón khách. Chọn từ danh sách các xe của khách sạn
- Biển số xe/Car Plate: Chọn biển số xe sử dụng để đón/tiễn khách từ danh sách các biển số xe của khách sạn/resort

1. Điều kiện tìm kiếm lịch sử thông tin nhiệm vụ

Chọn vào ngày hiển thị phía trên để chọn ngày cần xem lại thông tin
[Filter] –Tìm kiếm thông tin nhiệm vụ

Để tìm kiếm thông tin nhiệm vụ cách thuận tiện, cho phép filter tìm kiếm theo tên nhân viên, trạng thái nhiệm vụ, là tìm kiếm bằng cách nhập từ khóa

2. Xem danh sách nhiệm vụ

Màn hình hiển thị số lượng nhiệm vụ theo danh sách nhân viên thuộc bộ phận, đối với những nhiệm vụ chưa giao cho nhân viên sẽ ở mục “ unassigned”. Cho phép kéo thả task ở màn hình Board View đến list danh sách nhân viên bộ phận hiển thị ở màn hình.

3. Cập nhật thông tin nhiệm vụ trong ngày

o Click chuột trái vào nhiệm vụ bất kì trên màn hình Board View

Chỉnh sửa, cập nhật thông tin đối với từng nhiệm vụ sau đó chọn “Save” để lưu lại thông tin chỉnh sửa, chọn “Cancel” để hoàn tác thông tin.

4. [List View] – Xem theo dạng danh sách nhiệm vụ

Để chuyển màn hình Board View thành List View bấm trên góc phải màn hình

Hiển thị danh sách và tình hình thực hiện các nhiệm vụ đón/tiễn

Màn hình List View cho phép hiển thị những task có Arrival Date là ngày hiện tại ( mặc định: danh sách được hiển thị theo ngày hiện tại), thống kê số lượng task theo từng trạng thái và theo từng nhân viên đã được giao thực hiện task.
Quản lí thông tin nhiệm vụ trong ngày

Đối với những task chưa được giao cho cá nhân tài xế nào sẽ hiển thị trong list danh sách task “Unassigned”.

Assign nhanh nhiệm vụ cho tài xế.

Ở màn hình “List View” cho phép giao nhanh nhiệm vụ cho tài xế mà không cần vào chi tiết từng task.

Chọn drop down list sau mỗi task trên màn hình.

Màn hình hiển thị danh sách nhân viên, chọn nhân viên cần giao nhiệm vụ, sau khi hoàn thành nhiệm vụ biến mất khỏi mục “Unassigned” và hiển thị theo danh sách công việc theo tên của từng nhân viên.

Assign nhanh loại xe cho từng nhiệm vụ.

Ở màn hình List View cho phép chọn loại phương tiện phù hợp với từng nhiệm vụ, chỉnh sửa phương tiện, chọn lại hoặc xóa mà không cần vào chi tiết từng task.

Chọn drop down list phương tiện sau mỗi task trên màn hình.

o Màn hình hiển thị danh sách loại phương tiện, chọn loại phương tiện sau đó chọn loại xe thuộc loại phương tiện cho nhiệm vụ.

->Tương ứng với từng loại phương tiện như 4 chỗ, 7 chỗ, sẽ kèm theo danh sách xe theo biển số xe để chọn lựa.

Tìm kiếm lịch sử thông tin nhiệm vụ

Chọn để tìm kiếm,quản lý thông tin ngày trong quá khứ.
Tìm kiếm thông tin nhiệm vụ

Để tìm kiếm thông tin nhiệm vụ cách thuận tiện, cho phép filter tìm kiếm theo tên nhân viên, trạng thái nhiệm vụ, bằng cách tìm kiếm bằng cách nhập từ khóa.