Người theo dõi/ Followers: Giám sát hoặc quản lí có trách nhiệm bảo đảm các công việc được giao & các người được phân công công việc hoàn thành đúng thời hạn, đúng tiêu chuẩn của khách sạn.
1. Food & Beverage/ Bộ phận ẩm thực: phụ trách order, chuẩn bị các loại bánh, rượu, trái cây, thiệp chúc mừng…
2. House Keeping/ Bộ phận buồng phòng: phụ trách chuẩn bị các set up trong phòng như hoa, khăn…
Tạo nhanh công việc/ Quick Task Name: các đầu việc được cài đặt sẵn, người dùng chỉ việc chọn từ danh sách các đầu việc này để tạo nhanh công việc thường gặp & chỉ cần chỉnh sửa các nội dung nếu cần thay đổi. Trường hợp này có thể tạo sẵn các công việc dành cho set up Honeymoon, Anniversary, Birthday… & tạo check list thực hiện vì đây là các công việc có thể lặp đi lặp lại.
Trạng thái/ Status: hiển thị trạng thái hiện tại ( new, in-progress, on-hold, done, completed, cancel ) & cho phép cập nhật đối với các công việc đã được tạo trên hệ thống. Đối với các trạng thái completed, cancel, chỉ có người dùng được phân quyền mới có quyền chuyển đổi.
Người nhận/ Assignee: người tạo có thể để trống hoặc chọn người xác định theo yêu cầu công việc. Nếu để trống thì người giám sát hoặc quản lí sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc cho nhân viên phù hợp để bảo đảm công việc được thực hiện. Các công set up các sự kiện dành cho khách lẻ này thường được phân công cho nhân viên phụ trách Room Service của bộ phận F&B và Runner, Florist của bộ phận Buồng Phòng.
Ưu tiên/ Priority: tính chất ưu tiên của công việc, bao gồm: high, medium, low ( tuỳ theo yêu cầu của công việc )
Thời hạn/ Due date: ngày mà công việc cần được thực hiện ( lưu ý cần ghi chú thêm giờ set up để các nhân viên phụ trách có thể thực hiện đúng thời gian )
Xác nhận đặt phòng/ Confirmation Number: hệ thống sẽ lấy thông tin các xác nhận đặt phòng này từ các đặt phòng đã được tạo trên hệ thống ( liên kết với phân hệ Front Office ). Người dùng có thể chọn đặt phòng cụ thể cho việc set up các sự kiện này, tránh nhầm lẫn khi chọn nhiều đặt phòng cùng lúc.
Mã hành trình/ Itinerary Number: thông tin mặc định được lấy cùng với xác nhận đặt phòng khi người dùng đã chọn xác nhận đặt phòng.
Khu vực/ Area: Người dùng chọn số phòng cần set up cho các sự kiện.
Tên khách/ Guest name: sẽ lấy theo xác nhận đặt phòng đã chọn ở trên, nếu xác nhận đặt phòng trống hoặc được chọn nhiều thì ô tên khách sẽ trống
Tên Task/ Task name: người dùng tạo tên ngắn gọn cho công việc & có thể mô tả chi tiết ở các thông tin ở các trường thông tin cũng như phần ghi chú
Yêu cầu đặc biệt/ Special request: hiển thị các yêu cầu đặt biệt được ghi nhận trong đặt phòng của khách đã tạo trước đó để lưu ý chung cho toàn bộ mọi người. Trong đặt phòng có ghi nhận các trường như Birthday, Anniversary, Honeymoon để nhân viên có thể theo dõi thêm chi tiết.
Bình luận/ Comment: hiển thị các bình luận được ghi nhận trong đặt phòng của khách đã tạo trước đó
Ghi chú/ Note: người dùng có thể ghi thêm các mô tả chi tiết thời gian set up, các thông tin cần lưu ý, các chuẩn bị, yêu cầu cần thiết để người nhận nắm thông tin rõ hơn & thực hiện chính xác.
SLA ( Phút/ Minute ): thời gian dự kiến để hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn của khách sạn ( có quy định rõ cho từng công việc tương ứng, người dùng khi tạo công việc sẽ nhập thời gian đúng theo quy định )
Thời gian bắt đầu/ Start time: được tính khi người được giao công việc bắt đầu thay đổi trạng thái công việc từ NEW sang IN-PROGRESS
Tập tin đính kèm/ Attachment: người dùng có thể upload hình ảnh liên quan đến công việc để miêu tả chính xác tình trạng công việc hoặc cập nhật trạng thái công việc.
Nhận vào/ Input: nơi người dùng thực hiện upload hình ảnh cập nhật tình trạng công việc.
Lịch sử thay đổi/ History: hiển thị các thay đổi cho công việc bắt đầu từ lúc tạo mới tới thời điểm hiện tại.
