Task Management (Quản lý danh sách các đầu việc nội bộ)

Tên màn hình (Screen Name)

Quản lý danh sách các đầu việc nội bộ (Task Management )

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Task Management – Task Management

Tổng quan (Summary)

Màn hình chức năng cho phép tạo các đầu việc nội bộ cần xử lý giữa các bộ phận của khách sạn có liên quan đến các phòng khách đang lưu trú hoặc các khu vực trong khách sạn. Bên cạnh đó, người dùng có thể lọc các thông tin hiển thị trên màn hình & xuất các báo cáo cần thiết liên quan đến các nhiệm vụ đã ghi nhận.

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

1. Bộ lọc & tìm kiếm (Filter & Search)

• 

  Tìm kiếm/ Search: cho phép người dùng tìm kiếm các nhiệm vụ đã được tạo dựa theo mã/ allow user to search created tasks by task code

Bộ Lọc/ Filter: mặc định trong các trường của bộ lọc sẽ để trống & lấy toàn bộ thông tin của các nhiệm vụ đã được tạo/ By default, filters box will be empty & display all information of created tasks.

• Danh sách các người tạo nhiệm vụ/ list of task creators: hiển thị ảnh đại diện các người tạo nhiệm vụ/ display avatar of task creators

• Bộ phận nhận nhiệm vụ/ Task department: cho phép lọc các bộ phận nhận nhiệm vụ theo nhu cầu của người dùng/ Allow user to select task department(s) by user’s need.

• Mức độ ưu tiên/ Priority: cho phép người dùng chọn các mức độ ưu tiên/ allow user to select priority level(s)

• Ngày tạo nhiệm vụ/ Create Date: cho phép người dùng chọn hiển thị các nhiệm vụ theo ngày được tạo từ ngày đến ngày/ allow user to select created tasks from date to date by created date of tasks

• Ngày tới hạn của nhiệm vụ/ Due date: cho phép người dùng chọn hiển thị các nhiệm vụ theo ngày tới hạn của nhiệm vụ/ allow user to select created tasks from date to date by due date of tasks.

• Trạng thái nhiệm vụ/ Status: cho phép người dùng chọn hiển thị các trạng thái của nhiệm vụ/ allow user to select status(es) of created tasks.

• Xoá các lựa chọn bộ lọc/ Clear filter: xoá các lựa chọn ở bộ lọc/ clear all selected information in filter fields.

• Sắp xếp nhiệm vụ/ Sort: Sắp xếp thứ tự từ nhỏ đến lớn theo từng giá trị bộ lọc được chọn tương ứng ( Mặc định, người tạo nhiệm vụ, ngày tới hạn, mức độ ưu tiên, khu vực )/ sort ascending by selected filter box ( default, created by, due date, priority, area )

Bảng phân loại các tình trạng của nhiệm vụ/ Task Status:

• Mới/ New: nhiệm vụ mới được tạo trên hệ thống, chưa được phân công cho người phụ trách phù hợp hoặc người được phân công chưa tiến hành xử lý nhiệm vụ/ new created tasks, no assignee or assignee has not been going to do task yet

• Đang triển khai/ In-Progress: các nhiệm vụ đang được thực hiện (bắt đầu tính SLA*)/ tasks are being handled ( Start to count SLA).

• Tạm hoãn/ On-Hold: các nhiệm vụ đang được tạm hoãn vì một lý do gì đó bởi người được phân công thực hiện/ tasks are being hold for a reason by assignee.

• Xong/ Done: các nhiệm vụ đã được thực hiện xong bởi assignee, cần giám sát kiểm tra lại/ tasks have been done by assignee, need to be double checked by supervisor.

• Hoàn thành/ Completed: các nhiệm vụ đã thực hiện xong & đã được các giám sát kiểm tra bảo đảm chất lượng đúng yêu cầu. Nếu nhiệm vụ được khách yêu cầu, nhân viên CSKH đã thông tin cho khách và được khách xác nhận hài lòng / tasks have been done & double checked by supervisor following standard. If the task’s raised by guest, it has been informed to guest by CS with guest’s satisfied feedback.

• Huỷ/ Cancel: các nhiệm vụ đã bị huỷ bởi người tạo nhiệm vụ hoặc người có nhiệm vụ phân công/ tasks have been cancelled by creator or supervisor/ manager.

*SLA: thời gian tiêu chuẩn dự kiến hoàn thành nhiệm vụ/ Service-Level Agreement: standard time that task is intended to be done.

Các trường thông tin hiển thị trên từng nhiệm vụ:

Tên hoặc ghi chú của nhiệm vụ/ Task name or task note: Thể hiện thông tin được ghi chú khi tạo nhiệm vụ ( đối với các nhiệm vụ được tạo bởi người dùng), hiển thị mã nhiệm vụ khi nhiệm vụ đó được tự động tạo ra theo một quy trình nghiệp vụ đã cài đặt trước/ Display task note ( if task was created by user), display task code if task was auto-generated by a process.

• Địa điểm/ Location: khu vực cần thực hiện nhiệm vụ/ area to do task

• Ngày tới hạn/ Due date: ngày tới hạn của nhiệm vụ/ due date of task

• Thông tin cần thiết/ Information: các thông tin được ghi nhận trong trường thông tin tổng quan hoặc thông tin khác khi nhiệm vụ được tạo/ General information or other information that was selected when task was created.

• Mã nhiệm vụ/ Task code: mã nhiệm vụ tự sinh ra khi nhiệm vụ được tạo, bao gồm mã của loại nhiệm vụ tương ứng với bộ phận & số thứ tự của nhiệm vụ/ task code was auto-generated when task was created, including task type code matching with department & ordinal numbers of task

• Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ/ Task priority: thể hiện mức độ ưu tiên của nhiệm vụ theo màu sắc của mũi tên ( đỏ: cao, vàng: trung bình, trống: thấp)/ display task priority by color of the arrow ( red: high, yellow: medium, empty: low).

• Người tạo nhiệm vụ/ user created task

Xuất báo cáo nhiệm vụ/ Task Export:

Xuất các báo cáo ghi nhận về các nhiệm vụ đã tạo trên hệ thống dựa trên các thông tin đã chọn trong các bộ lọc. Có thể xuất báo cáo ở 2 định dạng là Excel & PDF/ Export report of created tasks following selected information in filter boxes. Export report in two types: Excel & PDF.

Tạo nhiệm vụ/ Create Task:

Tạo mới nhiệm vụ dựa trên yêu cầu tương ứng với các bộ phận đã được cấu hình trước đó.

Lưu ý (Remarks)

Các nhiệm vụ sau được tạo sẽ có những thông báo tương ứng tới người tạo, người giám sát & người được phân công nhiệm vụ trên máy tính, trên thiết bị di động có cài đặt Staff App

Task Management có thể được nâng cấp để mọi task đều có người thực hiện, có SLA chuẩn theo mẫu và được cảnh báo khi quá hạn qua Microsoft Team để đảm bảo chất lượng đầu việc.