Create Runner Task - Set Up Extra Bed (Tạo mới công việc cho HK Runner - đặt giường phụ)

Tên màn hình (Screen Name)

Tạo mới công việc Runner - đặt giường phụ ( Create Runner Task - Set up Extra Bed)

Đường dẫn (Open Link)

Log in – Front Office - Confirmation Detail - Inventory

Tổng quan (Summary)

Tạo mới công việc đặt giường phụ cho Runner từ chức năng Inventory trong màn hình chi tiết đặt phòng sẽ giúp giảm bớt thao tác tạo công việc & quản lí số lượng tồn kho của giường phụ bằng cách tự động tạo công việc đặt giường phụ & đồng tời tự động tạo công việc dọn giường phụ khi khách đã sử dụng xong.

Màn hình (Screen)

Trường thông tin ( Fields Description)

1. Thông tin tổng quan:

• Department/ Bộ phận nhận công việc: RN mặc định được giao công việc cho bộ phận Runner phụ trách việc đặt giường phụ ( người dùng có thể thay đổi cấu hình tùy theo vận hành thực tế của khách sạn).

• Trạng thái/ Status: hiển thị trạng thái hiện tại ( new, in-progress, on-hold, done, completed, cancel ) & cho phép cập nhật đối với các công việc đã được tạo trên hệ thống. Đối với các trạng thái completed, cancel, chỉ có người dùng được phân quyền mới có quyền chuyển đổi.

• Type/ Loại công việc: công việc dành cho đặg giường phụ cho khách mặc định được xếp vào công việc nội bộ của khách sạn.

• Task name/ Tên công việc: sẽ được mặc định lấy tên mã công việc làm tên.

• Xác nhận đặt phòng/ Confirmation Number: hệ thống sẽ lấy thông tin của chính đặt phòng đang thực hiện tạo công việc trên chức năng Inventory & không thể thay đổi.

• Room/ Số phòng: mặc định lấy số phòng của đặt phòng đang tạo công việc & không thể thay đổi.

• Tên khách/ Guest name: sẽ lấy tên khách chính theo xác nhận đặt phòng đang tạo công việc. Người dùng có thể thay đổi cho các khách đã được khai báo trong đặt phòng đó.

• Thời hạn/ Due date: ngày mà công việc cần được hoàn thành

• Related Confirm Number: các mã đặt phòng liên quan đến đặt phòng đang tạo công việc đặt giường phụ.

• Warehouse/ Kho tổng: kho tổng của các bộ phận, trường hợp này là kho của bộ phận Buồng Phòng.

• Item/ Món đồ trong kho: trường hợp này là giường phụ.

• Start Date/ End Date: ngày bắt đầu & ngày kết thúc sử dụng món đồ

• Quantity/ Số lượng món đồ cần sử dụng cho công việc.

• Task Description/ Mô tả công việc: người dùng có thể ghi nhận thêm các mô tả cần thiết cho công việc nếu cần.

• SLA ( Phút/ Minute ): thời gian dự kiến để hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn của khách sạn ( có quy định rõ cho từng công việc tương ứng, người dùng khi tạo công việc sẽ nhập thời gian đúng theo quy định )

• Thời gian bắt đầu/ Start time: được tính khi người được giao công việc bắt đầu thay đổi trạng thái công việc từ NEW sang IN-PROGRESS

Lưu ý (Remarks)

Các công việc được tạo ở mẫu công việc dành cho Runner sẽ không liên quan đến việc phân chia ca làm cũng như các đầu việc liên quan đến dọn phòng trong phân hệ House Keeping.

Số lượng giường phụ sẽ được tự động ghi nhận trong kho dựa trên yêu cầu của công việc đã tạo.

Khi đến Due Date, hệ thống sẽ tự sinh ra công việc dọn giường phụ dành cho Runner tương tự như khi đặt giường phụ.

Thời gian Start Date & End Date của việc đặt giường phụ có thể khác với ngày nhận phòng & trả phòng tùy theo yêu cầu thực tế