Department Management ( Quản lý phòng ban)

Tên màn hình (Screen Name)

Quản lý phòng ban ( Department Management)

Đường dẫn (Open Link)

Tổng quan (Summary)

Người dùng có thể cài đặt cấu hình tạo công việc cho các bộ phận & nhân viên liên quan của Task Management.

Màn hình (Screen)

Trường thông tin ( Fields Description)

Thông tin hiển thị:

Code: mã của bộ phận. Người dùng có thể tự quy định ban đầu khi tạo bộ phận mới & có thể chỉnh sửa, mã này sẽ nằm trong mã công việc theo cấu trúc: mã bộ phận - số thứ tự công việc tương ứng với bộ phận.
Name: tên bộ phận
Assigned: người dùng được phân công mặc định cho công việc. Người này có thể là người chuyên nhận công việc của mỗi bộ phận để phân công về đúng nhân viên phù hợp với công việc cũng như hoạt động thực tế của bộ phận. Phần này có thể để trống nếu như bộ phận đó không có người nhận & phân công công việc cụ thể.
Default cashier: thu ngân mặc định của bộ phận, người này có quyền ghi nhận các khoảng chi phí dịch vụ phát sinh của các công việc nhất định tuỳ theo quy định cũng như thực tế vận hành ở phòng khách hoặc phòng PM. Phần này có thể để trống nếu như bộ phận ko có thu ngân cố định cho các hoạt động ghi nhận chi phí & doanh thu này.
Status: Bật nếu bộ phận đang hoạt động theo như vận hành của khách sạn, Tắt nếu như tạm thời không hoạt động mà chưa cần thiết phải xoá hẵn trên hệ thống.
Edit: chỉnh sửa cấu hình của bộ phận, thêm/ bớt nhân viên nhận công việc thuộc bộ phận đó.
Delete: xoá bộ phận trên hệ thống.

2. Add (Create Department )/ Tạo mới bộ phận trên hệ thống Task Management:

Application : chọn phân hệ tương ứng với bộ phận muốn tạo
Task form: mẫu điền thông tin khi tạo công việc, các mẫu này đi theo từng application nhất định đã chọn ở mục Application.
Default Cashier: người được quyền ghi nhận các chi phí, doanh thu phát sinh của công việc tuỳ theo quy định vận hành của khách sạn.
Code: hiển thị mã tuỳ theo Task Form đã chọn ở trên.
Name: tên của bộ phận muốn tạo
Text color: màu sắc chữ hiển thị trên màn hình Task Management
Background Color: màu sắc hiển thị trên nền của công việc ở Task Management
Status: bật nếu bộ phận đang hoạt động theo như vận hành của khách sạn, Tắt nếu như tạm thời không hoạt động mà chưa cần thiết phải xoá hẵn trên hệ thống.
Show Check List: chọn chức năng này để công việc hiển thị danh sách các bước cần thực hiện trong công việc ( xem thêm tại đây )
Description: thông tin mô tả về bộ phận
Sau khi nhấn SAVE để tạo bộ phận, màn hình sẽ hiển thị thêm hộp hiển thị để người dùng có thể thêm nhân viên trực thuộc thực hiện các công việc của bộ phận đó.
Search User: người dùng có thể tìm kiếm từ danh sách các user trong hệ thống để thêm vào bộ phận vừa tạo. Người được thêm vào sẽ có thể nhận được phân công công việc thuộc về bộ phần này & có thể được phân công làm thu ngân mặc định của bộ phận.

3. Edit Department ( Chỉnh sửa bộ phận ):

Màn hình chỉnh sửa bộ phận tương tự như màn hình tạo mới bộ phận, người dùng có thể thay đổi các thông tin của bộ phận, thêm mới hay xoá các nhân viên trong bộ phận tuỳ theo thực tế vận hành của khách sạn.

4. Delete Department ( Xoá bộ phận ):

Khi người dùng nhấn vào nút Delete ở cột Action, hệ thống sẽ hiện ra bảng thông báo để người dùng xác nhận việc xoá bộ phận trong Task Management

Lưu ý (Remarks)

Để người dùng có thể tạo cũng như phân công công việc một cách chính xác theo như quy định vận hành của cơ sở, người dùng cần tạo đúng các thông tin trong phần phòng ban cũng như thêm đầy đủ các nhân viên liên quan.