Tạo đoàn (Create Group Reservation)

Tên màn hình (Screen Name)

Tạo đoàn (Group Reservation)

Đường dẫn (Open Link)

Tổng quan (Summary)

Màn hình chức năng cho phép tạo và quản lý các đoàn khách có hợp đồng lưu trú tại khách sạn

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

[Filter] - Điều kiện lọc

Reset Filter/Xóa điều kiện lọc
Từ ngày - đến ngày/Start - End day: Khoảng thời gian muốn lọc tìm.
Tình trạng/Status: Tình trạng của đoàn muốn tìm kiếm, bao gồm:
- Inquiry: Trạng thái mới gửi báo giá phòng cho khách hàng. Chưa tạo quỹ phòng (cho nên sẽ không bị ảnh hưởng cut off date / days)
- Tentative: Trạng thái khách hàng đã đồng ý giá nhưng chưa đặt cọc và chưa gởi danh sách khách (trừ quỹ phòng và có chịu ảnh hưởng bởi cut off date)
- Definite: Trạng thái khách hàng đã đặt cọc, đã gởi danh sách khách lưu trú (chịu ảnh hưởng của cut off date / days)
- Actual: Đoàn khách đã thực tế đến ở tại khách sạn (chịu ảnh hưởng của cut off date / days)
- Waitlist: Đoàn khách đang chờ có phòng để đặt
- Refused: Đoàn khách đã bị mất do các đối thủ cạnh tranh (trả lại quỹ phòng đã lấy cho group reservation)
- Cancelled: Đoàn khách đã hủy đặt phòng tại khách sạn (trả lại quỹ phòng đã lấy cho group reservation)
Owner/Sale phụ trách: Tìm kiếm đoàn theo danh sách sale của cơ sở.
Stay Date/Ngày ở: Tìm kiếm theo ngày ở tại khách sạn của đoàn.
Mã đoàn/Group Code: Mã đoàn
Công ty/Company: Tên công ty của đoàn
Đại lý du lịch/Travel Agent: Tên đại lý du lịch
Mã nguồn/Source: Chọn từ danh mục mã nguồn
Contact/Liên lạc
Ratecode/Mã giá
Create on/Ngày tạo group

[Results] - Kết quả tìm kiếm

Mã đoàn/Group Code
Tên đoàn/Group Name
Từ ngày/From Date
Đến ngày/To Date
Công ty/Company
Tình trạng/Status: Tình trạng của đoàn, bao gồm:
Nút chức năng:
- Chỉnh sửa/Edit: Chỉnh sửa thông tin chi tiết của đoàn. Chi tiết xem Tab “Details”

Thêm mới một đoàn khách

Nhấn “Add New Group” để thêm mới thông tin đoàn

Chọn tên Công ty hoặc Đại lý du lịch của đoàn
Mã đoàn/Group Code: Nhập mã đoàn
Tên đoàn/Group Name: Nhập tên đoàn
Start - End Date/Ngày nhận và trả phòng của đoàn
Số đêm/Night: Tổng số đêm phòng của đoàn
Ngày cutoff/Cutoff Date: Ngày cutoff cụ thể của đoàn
Ngày cutoff/Cutoff Day: Số ngày hết hạn xác nhận đơn đặt phòng của đoàn, nếu trong thời gian này đoàn không xác nhận đặt phòng thì hệ thống sẽ tự động trả phòng về quỹ phòng để bán cho khách/ đoàn khác.
Tình trạng/Status: Tình trạng đặt phòng của đoàn. Trường hợp đoàn mới khởi tạo, người dùng chỉ được chọn 1 trong 2 tình trạng: Inquiry & Waitlist
Mã thị trường/Market: Chọn từ danh mục mã thị trường
Mã nguồn/Source: Chọn từ danh mục mã nguồn
Hình thức đặt của đoàn/Origin
Sale phụ trách/Owner: Chọn từ danh sách các nhân viên sale của khách sạn
Số người/phòng/Pax/Room: Số lượng khách của một phòng
Nationality/Quốc gia
In giá/Print Rate: Tích nếu muốn hiện thị giá phòng trên phiếu đăng ký khách của các đặt phòng thuộc đoàn
Đoàn linh động/Elastic: Tích chọn nếu muốn cho phép sử dụng cùng mã giá nếu có đặt phòng thuộc đoàn nhưng khác ngày đi và đến của đoàn

Nhấn “Save“ để lưu thông tin đoàn hoặc nhấn “Cancel“ để hủy bỏ

Khi lưu thông tin đoàn thành công, thông tin chi tiết của đoàn bao gồm 04 tab thông tin:

Tab Detail - Chi tiết thông tin đoàn (1)

Doanh thu phòng/Room Revenue: Doanh thu dự tính và thực tế mà đoàn mang lại cho cơ sở
Cấu hình mã giá/Config Rate: Chọn mã giá phòng mong muốn cho đoàn

Tab Room Grid - Chi tiết số lượng phòng đặt, phòng đã sử dụng và phòng chưa sử dụng của đoàn (2)

Hiển thị số lượng phòng đặt chi tiết theo từng loại phòng tương ứng với đêm lưu trú mà đoàn đã đặt:

Rate restriction roomtype: Giới hạn phòng của đoàn

Original: Số phòng ban đầu mà đoàn dự tính đặt khi đã xác nhận đặt phòng với khách sạn
Current: Tổng số lượng phòng sẵn sàng cho khách ở và nhân viên đặt phòng có thể thao tác tăng/giảm số lượng phòng theo nhu cầu của đoàn và phê duyệt của khách sạn
Pick up: Số lượng phòng đã được tạo đặt phòng và đổ về hệ thống của Lễ tân tương ứng với giới hạn số lượng phòng của đoàn đã đặt
Cập nhận thông tin/ Update details: Người dùng chọn loại phòng và số lượng cho đoàn khách, cũng như ngày mà loại phòng đó được áp dụng

Tab Reservations - Danh sách các đặt phòng đã tạo của đoàn

Tab thông tin chỉ hiển thị với tình trạng đoàn là “Definite”

Mã hành trình/Itinerary Number
Ngày đến/Arrival: Ngày đến của đặt phòng.
Ngày đi/Departure: Ngày đi của đặt phòng.
Tình trạng/Status: Tình trạng của đoàn
Tên đoàn/Group Name

Tab Activity logs - Xem lịch sử thao tác của người dùng đã thao tác trên group

Nút chức năng: xem chi tiết ở phần Sửa thông tin đặt phòng con (Edit Reservation in Group)

Lưu ý (Remarks)

Group Code sau khi được tạo hiện diện tại tất cả các tab (trang) của màn hình Group Reservation, Itinerary Detail và Confirmation Detail và là công cụ thuận tiện hỗ trợ users di chuyển giũa các màn hình này bẳng cách nhấp chuột Hyperlink “NTPL_22_31_MAR21”.

1- Màn hình GB:

2- Màn hình Itinerary Detail:

3- Màn hình Confirmation Detail: