Đặt phòng (Reservation)

Tên màn hình (Screen Name)

Quản lý đặt phòng (Reservation)

Đường dẫn (Open Link)

Log in - Front Office - Reservation (Đặt phòng)

Tổng quan (Summary)

Màn hình hiển thị toàn bộ danh sách đặt phòng đã phát sinh trong hệ thống và chia chi tiết theo các thông tin tình trạng:

1. Unassigned/Chưa gán phòng: Các đặt phòng chưa được gán phòng

2. Arrival/Khách đến: Các đặt phòng dự kiến đến trong ngày

3. In-house/Lưu trú: Các đặt phòng đang lưu trú

4. Due out/Sắp trả phòng: Các đặt phòng dự kiến trả phòng trong ngày

5. Checked-out/Đã trả phòng: Các đặt phòng đã trả phòng trong ngày

6. Canceled/Đã huỷ: Các đặt phòng đã huỷ trong ngày

7. No Show: Các phòng đã đặt nhưng không đến

Màn hình (Screen)

Trường thông tin (Fields Description)

[Filter] – Điều kiện lọc:

Tích vào biểu tượng này để có thể lọc theo thông tin chi tiết mà người dùng cần tìm kiếm, sau khi chọn thông tin cần tìm, bấm Tìm kiếm:

Tích vào ô này để hiển thị khách phụ:

Tích vào ô này để tìm kiếm bao gồm luôn cả các phòng ảo:

Cho phép tìm kiếm nhanh các đặt phòng theo một trong các yếu tố:

• Mã hành trình/IT No.: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Mã xác nhận/Conf. No.: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Họ tên/Guest Name: Tên khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Đại lý/T.Agent: Tên đại lý du lịch

• Số phòng/Room: Tìm theo số phòng

Ngày/Date: cho phép người dùng tìm kiếm theo ngày muốn xem thông tin. Mặc định là ngày hiện tại và cho phép xem ngày quá khứ của các Tab Checked out, Canceled, No Show

Hệ thống cho phép người dùng tìm kiếm các trường như IT Number, Room Number, Confirmation,…cùng lúc nhiều giá trị (tối đa 10 giá trị), các giá trị được ngăn cách bằng dấu “,”  tại màn hình Đặt phòng như hình ảnh bên dưới:

• Lọc theo Confirm No#

  

• Lọc theo số phòng

  

• Lọc theo tên khách

[Tab Unassigned/Chưa gán phòng] – Các đặt phòng chưa được gán phòng

• Mã hành trình/IT No: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Mã xác nhận/Conf. No.: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Họ tên/Guest Name: Tên của khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Số khách/Persons: Số khách lưu trú của từng đặt phòng

• Số phòng/Room: Số phòng và loại phòng. Người dùng có thể gán phòng trực tiếp cho đặt phòng tại mục này

• Ngày đến/Arrival: Ngày khách nhận phòng

• Ngày đi/Departure: Ngày khách trả phòng

• Đại lý/T.Agent: Tên của đại lý du lịch (nếu có)

• Công ty/Company: Tên của công ty (nếu có)

• Số dư/Balance: Số dư trong hồ sơ thanh toán (Folio) của khách

• Mã giá/Rate code: Mã của bảng giá áp dụng cho đặt phòng

• Giá/Rate: Tổng tiền phòng của đặt phòng

• Block Code: Mã đoàn ( nếu booking thuộc đoàn )

• Nút chức năng: Khi để con trỏ vào dòng chi tiết của từng đặt phòng sẽ hiển thị các nút chức năng
  

  

(1) Nâng cấp hạng phòng/Upgrade room: Hiển thị màn hình nâng hạng phòng cho đặt phòng. Chi tiết xem chức năng Nâng hạng phòng (Upgrade)
(2) Định tuyến giao dịch/View Routing: Xem thông tin định tuyến giao dịch của đặt phòng sang một đặt phòng khác. Chi tiết xem chức năng Khai báo routing (Routing)
(3) Phí cố định/ View Fixed charge: Xem hoặc tạo phụ phí của đặt phòng. Chi tiết xem chức năng Thêm phụ phí (Add Fixed Charge)
(4) In phiếu đăng kí/Print Registration Card: In phiếu đăng kí cho khách
(5) Hủy đặt phòng/Cancel Reservation: Thực hiện hủy đặt phòng. Chi tiết xem chức năng Hủy đặt phòng (Cancel Reservation)

• Khi tick chọn 1 đặt phòng tại Tab Unassigned màn hình sẽ hiển thị các chức năng Assign (gắn phòng), Print Registration Card (in phiếu đăng ký nhận phòng) và Cancel Reservation (hủy đặt phòng)

[Tab Arrival/Khách đến] – Danh sách khách dự kiến đến trong ngày

• Mã hành trình/IT No.: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Mã xác nhận/Conf. No.: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Họ tên/Guest Name: Tên của khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Số khách/Persons: Số khách lưu lưu trú của từng đặt phòng

• Số phòng/Room: Số phòng và loại phòng của đặt phòng. Kích trực tiếp vào trường thông tin để thực hiện gán phòng hoặc chọn lại phòng. Bên cạnh số phòng sẽ có màu sắc thể hiện tình trạng phòng tại thời điểm hiện tại

• Ngày đến/Arrival: Ngày khách nhận phòng

• Ngày đi/Departure: Ngày khách trả phòng

• Đại lý/T.Agent: Tên của đại lý du lịch

• Công ty/Company: Tên của công ty

• Số dư/Balance: Số dư trong hồ sơ thanh toán (Folio) của khách

• Mã giá/Rate code: Mã của bảng giá áp dụng cho đặt phòng.

• Giá/Rate: Tổng giá phòng của đặt phòng.

• Nút chức năng: Tương tự như Tab Unassigned và bổ sung thêm 1 nút “Check-in“ để thực hiện check in khách. Chi tiết xem chức năng Check-in và 1 nút “Add room to queue” để thực hiện thêm phòng vào danh sách phòng cần kiểm tra trước khi khách đến.

• Khi tick chọn 1 đặt phòng tại Khách đến, ô Nhận phòng sẽ sáng và cho phép người dùng thao tác check-in tại màn hình này. Có thể chọn cùng lúc nhiều booking.

  

  
  Các nút chức năng: Add room to queue, Upgrade room, Print Registration Card, Cancel Reservation, View Routing, View Fixed charge, Check-in hiển thị bên ngoài màn hình Reservation mà không cần phải vào chi tiết màn hình Confirmation detail để thao tác.
  

  

[Tab In-house/Lưu trú] – Danh sách khách đang ở

Tìm kiếm theo số lượng khách từ ít đến nhiều

Tìm kiếm theo số phòng theo số thứ tự

• Mã hành trình/IT No: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Mã xác nhận/Conf. No: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Tên khách/Guest Name: Tên của khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Số người/Persons: Số khách lưu lưu trú của từng đặt phòng

• Số phòng/Room: Số phòng và loại phòng của đặt phòng. Bên cạnh số phòng sẽ có màu sắc thể hiện tình trạng phòng tại thời điểm hiện tại

• Ngày đến/Arrival: Ngày khách nhận phòng

• Ngày đi/Departure: Ngày khách trả phòng

• Đại lý/T.Agent: Tên của đại lý du lịch

• Công ty/Company: Tên của công ty

• Số dư/Balance: Số dư trong hồ sơ thanh toán (Folio) của khách

• Mã giá/Rate code: Mã của bảng giá áp dụng cho đặt phòng

• Giá/Rate: Tổng giá phòng của đặt phòng

• Block Code: Mã đoàn

• Nút chức năng:

  

  • (1) Room Check: Kiểm tra phòng với bộ phận HK

  • (2) Mở bill khách/Go to Billing: Liên kết với màn hình billing giao dịch của khách. Chi tiết xem chức năng Guest Folio

  • (3) Xem định tuyến giao dịch/ View Routing: Xem định tuyến các giao dịch được chọn về 1 sổ chi tiêu khác. Chi tiết xem chức năng Khai báo routing (Routing)

  • (4) Chuyển phòng/Move room: Chuyển phòng cho khách. Chi tiết xem chức năng Chuyển phòng (Room Move)

  • (5) Trả phòng/Check out: Thực hiện thao tác trả phòng cho khách

• Khi tick chọn 1 đặt phòng tại Tab Inhouse thì màn hình sẽ hiển thị các nút chức năng Check out, Go to Billing,View Routing, View Fixed charge, Move room, View Massages, View Traces bên ngoài màn hình Reservation mà không phải vào chi tiết màn hình Confirmation detail để thao tác
  

  

[Tab Due Out/Sắp trả phòng] – Danh sách khách dự kiến trả phòng trong ngày

• Mã xác nhận/Conf. No: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Mã hành trình/IT No: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Họ tên/Guest Name: Tên của khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Số khách/Persons: Số khách lưu lưu trú của từng đặt phòng

• Số phòng/Room: Số phòng và loại phòng của đặt phòng. Bên cạnh số phòng sẽ có màu sắc thể hiện tình trạng phòng tại thời điểm hiện tại

• Ngày đến/Arrival: Ngày khách nhận phòng

• Ngày đi/Departure: Ngày khách trả phòng

• Đại lý/T.Agent: Tên của đại lý du lịch

• Công ty/Company: Tên của công ty

• Số dư/Balance: Số dư trong hồ sơ thanh toán (Folio) của khách

• Mã giá/Rate code: Mã của bảng giá áp dụng cho đặt phòng

• Giá/Rate: Tổng giá phòng của đặt phòng

• Block Code: Mã đoàn

• Nút chức năng:

  

  • (1) Room Check: Kiểm tra phòng với bộ phận HK trước khi khách trả phòng

  • (2) Mở bill khách/Go to Billing: Liên kết với màn hình billing giao dịch của khách. Chi tiết xem chức năng Guest Folio

  • (3) Xem định tuyến giao dịch/View Routing: Cho phép xem định tuyến các giao dịch được chọn về 1 sổ chi tiêu khác. Chi tiết xem chức năng Khai báo routing (Routing)

  • (4) Trả phòng/Check out: Thực hiện thao tác trả phòng cho khách

• Khi tick chọn 1 đặt phòng tại Tab Due Out/Sắp trả phòng thì màn hình sẽ hiển thị các nút chức năng Check out, Go to Billing,View Routing, View Massages, View Traces bên ngoài màn hình Reservation mà không phải vào chi tiết màn hình Confirmation detail để thao tác
  

  

[Tab Checked Out/Đã trả phòng] – Danh sách khách đã trả phòng

• Mã hành trình/ IT No: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Mã xác nhận/ Conf. No: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Họ tên/ Guest Name: Tên của khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Số khách/Persons: Số khách lưu lưu trú của từng đặt phòng

• Số phòng/Room: Số phòng và loại phòng của đặt phòng

• Trả phòng lúc/Checked-out at: Ngày giờ thực hiện Check-out khách

• Đại lý/T.Agent: Tên của đại lý du lịch

• Công ty/Company: Tên của công ty

• Mã giá/Rate code: Mã giá phòng của đặt phòng

• Giá/Rate: Tổng giá phòng của đặt phòng

• Block Code: Mã đoàn

• Nút chức năng:

  

  • Mở bill khách/Go to Billing: Liên kết với màn hình billing giao dịch của khách. Chi tiết xem chức năng Guest Folio

• Khi tick chọn 1 đặt phòng tại Tab Check Out/Đã trả phòng thì màn hình sẽ hiển thị các nút chức năng Go to Billing, View Traces bên ngoài màn hình Reservation mà không phải vào chi tiết màn hình Confirmation detail để thao tác

[Tab Canceled/Đã hủy] – Danh sách các đặt phòng đã hủy

• Mã hành trình/IT No: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Mã xác nhận/Conf. No: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Họ tên/Guest Name: Tên của khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Số khách/Persons: Số khách lưu lưu trú của từng đặt phòng

• Đại lý/T.Agent: Tên đại lý du lịch

• Huỷ lúc/Canceled at: Ngày giờ huỷ đặt phòng

• Lý do/Reason: Lý do huỷ đặt phòng

• Tham khảo/Reference: Thông tin tham khảo

• Block Code: Mã đoàn

• Nút chức năng:

  

  • Mở hóa đơn của khách/Go to Billing: Liên kết với màn hình billing giao dịch của khách. Chi tiết xem chức năng Guest Folio

• [Tab No Show] – Các đặt phòng vắng mặt

  

• Mã hành trình/IT No: Mã hành trình. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã hành trình

• Mã xác nhận/Conf. No: Mã xác nhận. Mã được liên kết với màn hình chi tiết của mã xác nhận

• Họ tên/Guest Name: Tên của khách lưu trú. Tên khách liên kết với màn hình thông tin khách

• Số khách/Persons: Số khách lưu lưu trú của từng đặt phòng

• Số phòng/Room: Số phòng và loại phòng của đặt phòng. Bên cạnh số phòng sẽ có màu sắc thể hiện tình trạng phòng tại thời điểm hiện tại

• Ngày đến/Arrival: Ngày khách nhận phòng

• Ngày đi/Departure: Ngày khách trả phòng

• Đại lý/T.Agent: Tên của đại lý du lịch

• Công ty/Company: Tên của công ty

• Mã giá/Rate code: Mã của bảng giá áp dụng cho đặt phòng

• Giá/Rate: Tổng giá phòng của đặt phòng

• Block Code: Mã đoàn

Lưu ý (Remarks)

N/A