Log in – Food and Beverage – E-Invoice - Create Invoice
Tổng quan (Summary)
Tạo Hóa đơn điện tử cho Khách hàng
Màn hình (Screen)
Trường thông tin (Fields Description)
Bộ lọc
Outlet: Có thể lọc theo outlet được phân quyền (cấu hình tại phân hệ Food & Beverage >> Configurations >> User)
Ngày thanh toán/Receipt Date: Ngày thanh toán đơn hàng
Trạng thái/Status: Trạng thái xuất hóa đơn của đơn hàng
Uncreated: Chưa tạo hóa đơn
Created: Đã tạo hóa đơn, có thể xem lại ở màn hình Invoice List. Hóa đơn có thể đã xuất thành công hoặc tạm lưu
PMS Invoice Status: Xuất hóa đơn PMS (Đã xuất HĐ/Issued - Chưa xuất HĐ/Not Issued), hoặc tìm theo số PMS Invoice để biết 1 hóa đơn PMS đã xuất cho những Số Check nào.
PMS Invoice: hiển thị số hóa đơn đã xuất thành công từ PMS cho Số Check đó. Một Số Check có thể có nhiều số hóa đơn PMS.
VAT: Số %VAT
Tìm kiếm/ Search: Tìm theo số đơn hàng (Check Code)
Tổng quan các đơn hàng đã chọn
Tổng giá trị các đơn hàng đã chọn:
Tổng giá trị/Check Total: Tổng giá trị của tất cả đơn hàng đã chọn
Tống hóa đơn/Invoice Total: Tổng giá trị hóa đơn của tất cả đơn hàng đã chọn
Giá trị trước thuế phí/Taxable Total: Tổng giá trị trước thuế phí của tất cả các đơn hàng đã chọn
Thuế GTGT/VAT Total: Tổng thuế giá trị gia tăng của tất cả các đơn hàng đã chọn
Danh sách các đơn hàng đã và chưa xuất hóa đơn VAT
#: Số thứ tự
Mã đơn hàng/Check Code: Mã đơn hàng
Ngày thanh toán/ Payment Date: Ngày thanh toán đơn hàng
Thu ngân/ Cashier: Nhân viên thực hiện thanh toán đơn hàng
Phương thức thanh toán/ Payment method: Phương thức thanh toán của đơn hàng
Check Total: Tổng giá trị của đơn hàng đã chọn
Invoice Total: Tổng giá trị hóa đơn của đơn hàng đã chọn
Taxable: Tổng giá trị trước thuế phí của đơn hàng đã chọn
VAT: Thuế giá trị gia tăng của các đơn hàng đã chọn
VAT %: Phần trăm thuế giá trị gia tăng của đơn hàng đã chọn
Invoice: Trạng thái của hóa đơn
Hóa đơn đã xuất thành công
Hóa đơn nháp
Hóa đơn failed
PMS Invoice: hiển thị số hóa đơn đã xuất thành công từ PMS cho Số Check đó. Một Số Check có thể có nhiều số hóa đơn PMS.
Action: Tạo hóa đơn/Create invocie: Nhấn để thực hiện tạo hóa đơn cho đơn hàng
Tính năng cảnh báo giao dịch đã xuất hóa đơn (PMS ↔ FnB)
Mục đích tính năng:
Đồng bộ trạng thái hiển thị giữa PMS E-Invoice và FnB Invoice để nhận biết các giao dịch đã được phát hành hóa đơn điện tử ở hệ thống tương ứng.
Cảnh báo trước cho người dùng nhằm ngăn chặn tình trạng xuất trùng hóa đơn cho cùng một giao dịch.
Bối cảnh nghiệp vụ:
Trước đây, các giao dịch POS được kết chuyển vào phòng PF trên PMS có thể đã được xuất hóa đơn trực tiếp tại FnB, nhưng nhân viên FO/kế toán không nắm được thông tin nên xuất thêm lần nữa tại PMS (và ngược lại).
Phạm vi áp dụng:
Chỉ áp dụng cho các outlet nằm trong khách sạn (có nghiệp vụ khách sạn), tức các giao dịch POS được đồng bộ về PMS qua phòng PF.
Các outlet hoạt động độc lập không kết chuyển dữ liệu sang PMS sẽ không áp dụng thay đổi này.
Cơ chế đối soát:
Giao dịch giữa hai hệ thống được đối soát và khớp với nhau thông qua Số Check (tương ứng với mã đơn hàng POS).
Cách nhận biết trên giao diện:
Cột FnB Invoice: Hiển thị tại cả hai tab danh sách tổng quan (Transactions) và chi tiết (Transactions in detail):
Có số hóa đơn: Giao dịch đó đã được xuất hóa đơn điện tử từ hệ thống FnB Invoice.
Để trống: Giao dịch chưa được xuất hóa đơn từ FnB.
Bộ lọc Fnb Issued: Hỗ trợ lọc nhanh danh sách giao dịch trước khi chọn:
Issued (Đã xuất HĐ): Chỉ lọc ra các giao dịch đã xuất hóa đơn điện tử tại FnB.
Not Issued (Chưa xuất HĐ): Lọc các giao dịch chưa xuất hóa đơn bên FnB (khuyến nghị dùng để an toàn xuất trên PMS).
All (Tất cả): Hiển thị tất cả giao dịch.
Quy trình cảnh báo khi xuất:
Tích chọn giao dịch cần xuất, bấm Next.
Nếu có ít nhất 1 giao dịch đã có số FnB Invoice, hệ thống hiển thị pop-up cảnh báo:
"Các Số Check {số check} đã được xuất hóa đơn từ FnB Invoice. Nếu tiếp tục, có thể dẫn đến xuất trùng hóa đơn cho các giao dịch này."
Phương án xử lý trên pop-up:
Hủy: Đóng thông báo, quay lại danh sách để bỏ chọn các giao dịch đã xuất.
Tiếp tục: Tiếp tục tiến trình tạo hóa đơn (chỉ sử dụng khi đã xác nhận lại với bộ phận F&B để tránh xuất trùng).
Lưu ý
Popup chỉ cảnh báo, không chặn: hệ thống vẫn cho xuất nếu bấm Tiếp tục, nên người dùng chịu trách nhiệm kiểm tra trước khi xác nhận.
Chỉ hiển thị hóa đơn đã phát hành thành công; hóa đơn nháp hoặc lỗi không được tính.
Chỉ áp dụng với giao dịch có posting source từ POS (có Số Check); giao dịch phát sinh trực tiếp trên PMS không có cột FnB Invoice.
Popup hiển thị theo ngôn ngữ giao diện: Tiếng Việt, English, 中文.
Xuất hóa đơn cho đơn hàng
Xuất hóa đơn cho 1 đơn hàng nhất định
Nếu muốn xuất hóa đơn cho 1 đơn hàng nhất định, thực hiện tìm đơn hàng cần xuất, click nút tạo hóa đơn ở hóa đơn đó
Xuất hóa đơn cho nhiều đơn hàng được chọn
Nếu muốn xuất hóa đơn cho nhiều đơn hàng
Thực hiện lọc các đơn hàng chưa xuất hóa đơn (Status: Uncreated)
Chọn các đơn hàng muốn xuất
Click Create Invoice >> Selected
Xuất hóa đơn cho tất cả đơn hàng theo bộ lọc đã chọn
Thực hiện lọc ngày muốn xuất hóa đơn
Thực hiện lọc các đơn hàng chưa xuất hóa đơn (Status: Uncreated)
Click Create invoice >> All
Nhập thông tin cho hóa đơn muốn xuất
Sau khi thực hiện các thao tác tạo hóa đơn ở trên, màn hình nhập thông tin hóa đơn được hiện ra.
Mode xuất hóa đơn: được liệt kê ở phía trên cùng của màn hình, người dùng tiến hành chọn mode Separate hoặc Combine
Thông tin hóa đơn/ Invoice Information: Nhập thông tin của khách
Tên khách hàng/Customer Name: Tên của khách hàng, bắt buộc nhập
Công ty/Company: Tên công ty của khách hàng (nếu có)
Địa chỉ/Address: Địa chỉ của khách hàng (nếu có)
Mã số thuế/Tax Code: Mã số thuế của khách hàng (nếu có)
Email: Email của khách hàng (nếu có)
Ghi chú/Note: Những lưu ý thêm
Hình thức thanh toán/Payment Method: Hình thức thanh toán mặc định đang là TM/CK, có thể sửa thông tin
Ngày hóa đơn/Invoice Date: Ngày xuất hóa đơn mặc định là ngày hiện tại, có thể chỉnh sửa ngày hóa đơn
Mô tả/Description: Mô tả hóa đơn, user tự nhập thông tin cần thiết. Thông tin được nhập sẽ được hiển thị trong nội dung hóa đơn
Tham chiếu/Reference: Thông tin tham chiếu của hóa đơn, user tự nhập thông tin cần thiết. Thông tin được nhập sẽ được hiển thị ra bảng danh sách hóa đơn
ei modal create nature: Loại dịch vụ
Các thông tin căn bản của cơ sở được hiển thị bên phải:
Cơ sở/Property
Mã số thuế/Tax Code
Outlet
Mẫu số/VAT Template
Ký hiệu/VAT Serial
Đơn hàng/ Receipts: Danh sách đơn hàng được xuất hóa đơn được liệt kê mặc định hiển thị 3 đơn hàng đầu tiên, các đơn hàng còn lại (nếu có) có thể click vào số lượng để xem các đơn hàng còn lại (mode Combine) hoặc hiển thị riêng lẻ từng check (mode Separate)
Chi tiết giao dịch/ Transaction List: Danh sách các chi tiết hàng hóa/ dịch vụ được hiển thị
Mô tả/Description: Mô tả hàng hóa/ dịch vụ xuất hóa đơn
Số lượng/Quantity: Số lượng hàng hóa/ dịch vụ
VAT value: % VAT
Giá trị/Amount: Giá trị trước thuế phí của hàng hóa/ dịch vụ
Mặc định các giao dịch sẽ được nhóm lại thành 1 nhóm với tên Dịch vụ ăn uống, có thể sửa thông tin bằng cách click icon
Có thể view dưới hình thức gộp theo nhóm sản phẩm (Category) hoặc chi tiết theo từng sản phẩm (Item)
Đối với các item đã được nhóm (chọn dạng Category), sẽ có ký hiệu như bên dưới.
Tổng hợp/ Summary: Tổng hợp các thông tin của đơn hàng
Điểm tích/Vinpoint earned: Điểm tích VinID (nếu có)
Điểm tiêu/Vinpoint redeemed: Điểm tiêu VinID (nếu có)
Tổng Net/Total Net Amount: Tổng giá trị trước thuế phí của hóa đơn
Phí DV/SVC: Tổng phí dịch vụ của hóa đơn
Thuế TTĐB/SCT: Tổng thuế tiêu thụ đặc biệt của hóa đơn
Thuế GTGT/VAT: Tổng thuế giá trị gia tăng của hóa đơn
Tổng cộng/Total Amount: Tổng giá trị của hóa đơn
Lưu thông tin hóa đơn: Click Save để lưu thông tin đã nhập của hóa đơn, có thể điều chỉnh trong tương lai
Xuất hóa đơn: Click Send >> Xác nhận xuất hóa đơn. Hóa đơn được gửi sang hệ thống VNPT và xuất thành công
Ngoài ra, sẽ có thông báo đợi cho hóa đơn xử lý xong trước khi user thao tác tiếp các hành động khác. Vui lòng đợi cho đến khi xử lý xong thì user sẽ được chuyển qua tác vụ khác
Lưu ý (Remarks)
Không thể xuất lại hóa đơn cho các đơn hàng đã xuất hóa đơn thành công, cần thực hiện Void trước khi muốn xuất lại.
