[VCR]HDSD module Kế hoạch định kỳ

Kế hoạch định kỳ

Đường dẫn (Open Link)

Đăng nhập → Quản lý công việc → Kế hoạch định kỳ

Tổng quan (Summary)

Tạo kế hoạch định kỳ và lịch thực hiện kế hoạch

Tạo kế hoạch thực hiện

Bước 1: Tạo mới kế hoạch định kỳ

Bước 2: Điền thông tin

• Tên kế hoạch: bắt buộc

• Năm: bắt buộc (Mặc định hiện năm hiện tại)

• Loại kế hoạch: bắt buộc

• Cơ sở: bắt buộc

• Phòng ban thực hiện: bắt buộc

• Mô tả: không bắt buộc

• Tập tin đính kèm: không bắt buộc

• Bấm nút Lưu nháp

  

  
  

  Thoát ra màn hình kế hoạch định kỳ > Kế hoạch ở trạng thái Lưu Nháp

  

  
  

• Bấm nút Hủy bỏ > Trở ra màn hình Kế hoạch định kỳ, Đơn vừa hủy không được lưu tại danh sách kế hoạch định kỳ

  

  
  

• Bấm nút Lưu và tiếp tục để qua màn hình Tạo lịch thực hiện

  

  
  

Bước 3: Tạo lịch thực hiện

Có 2 cách để tạo lịch thực hiện:

1. Trong trường hợp chỉ tạo 1 vài lịch thực hiện thì người dùng có thể chọn nút “Tạo” để tạo trực tiếp lịch thực hiện trên hệ thống. Lưu ý nhập đầy đủ các trường thông tin được đánh dấu sao. Chọn lặp lại theo thời gian trong trường hợp các đầu việc này được lặp lại nhiều lần trong năm

• Bộ phận thực hiện: bắt buộc

• Danh sách công việc cần thực hiện: bắt buộc

• Khu vực chức năng: bắt buộc

• Mức độ ưu tiên: bắt buộc (Tự sinh khi chọn công việc cần thực hiện)

• Loại công việc: không bắt buộc

• Dòng tài sản: không bắt buộc

• Sản phẩm: không bắt buộc

• Tài sản: Không bắt buộc

• Bộ check list: Không bắt buộc

• Lịch thực hiện: Bắt buộc

• Thời hạn: không bắt buộc

• Tên công việc định kỳ: không bắt buộc

• Lặp lại theo thời gian: người dùng mong muốn lặp lại theo ngày/tuần/ tháng theo tuần suất x (lần). Khi mở lặp lại, cần nhập thêm các thông tin sau:

  • thời gian lặp lại: x (lần) ngày/ tuần/ tháng (bắt buộc)

  • Kết thúc lặp lại: ngày/tháng/năm (không bắt buộc)

    

    
    

    
    

    Ví dụ: Người dùng chọn 5, đơn vị là Ngày

  • → Kế hoạch sẽ được lặp lại sau 5 ngày

    

    
    

    
    

• Bấm nút Tạo để hoàn thành bước tạo lịch thực hiện

  

2.Nếu tạo 1 lúc nhiều lịch thực hiện, người dùng nên chọn nút “Tải lên” để lấy mẫu template import sau đó nhập đầy đủ thông tin và chọn tập tin tải lên để import lên hệ thống.

Nhập đầy đủ các trường thông tin (những cột được tô vàng bắt buộc điền thông tin, không được để trống), ở mỗi sheet đều có đầy đủ thông tin liên quan đến danh mục công việc, khu vực chức năng hay tổ đội thực hiện của cơ sở. Lưu ý phải xuất đúng mẫu ở đúng cơ sở đang cần tạo lịch thực hiện để có dữ liệu chính xác nhất.

Tên công việc định kỳ: điền tên

Đơn vị thực hiện: chọn bộ phận thực hiện

Công việc: chọn tên danh mục công việc (dựa vào sheet Danh mục công việc để điền thông tin)

Khu vực chức năng: chọn khu vực chức năng (dựa vào sheet Khu vực chức năng để điền thông tin)

Thời gian bắt đầu: điền đúng định dạng Text dd/MM/yyyy HH:mm:ss

Thời hạn: điền đúng định dạng Text dd/MM/yyyy HH:mm:ss

Tài sản: không bắt buộc

Kết thúc lặp lại: điền thời gian kết thúc lặp lại dd/MM/yyyy

Thời gian lặp lại: điền số

Loại lặp lại: chọn ngày/tuần hoặc tháng

Loại công việc: không bắt buộc

Checklist: không bắt buộc

Phân công tự động: chọn có hoặc không

Khi đã nhập xong thông tin file, người dùng chọn nút “Tải lên” => chọn tập tin tải lên để import vào hệ thống

Sau khi tạo xong lịch thực hiện, người dùng có thể chọn “Tải về” để tải lịch thực hiện về xem lại theo định dạng file excel trước khi thao tác trình duyệt lịch thực hiện

• Bấm nút Lưu và tiếp tục để qua màn hình Trình duyệt

  

  
  

  
  

Bước 4: Thêm người phê duyệt

• Bấm vào nút Thêm

  

  
  

• Chọn 1 người phê duyệt

  

  
  

  
  

• Chọn 2 người phê duyệt (Bấm Thêm để thêm số người phê duyệt)

  

  
  

• Bấm Trình duyệt để hoàn thành tạo Kế hoạch định kỳ

  

  
  

Bước 5: Phê duyệt Kế hoạch định kỳ

• Người Phê duyệt vào phê duyệt

  

  
  

• Bấm từ chối và nhập ghi chú để từ chối phê duyệt

• Bấm Phê duyệt và nhập ghi chú để phê duyệt kế hoạch

  

  
  

=> Sinh ra Phiếu giao việc tại tab Kế hoạch định kỳ

Thao tác khác:

Xem chi tiết kế hoạch định kỳ: Tương tự các thông tin ở phần tạo kế hoạch định kỳ thì xem chi tiết 1 kế hoạch cũng tương tự nhưng người dùng khi chọn xem thì không có quyền thao tác chỉnh sửa.

Chỉnh sửa kế hoạch định kỳ trong trường hợp kế hoạch ở trạng thái đã phê duyệt và người dùng được phân quyền chỉnh sửa thì mới sử dụng được chức năng này.

• Có thể thao tác xóa lịch thực hiện trong trường hợp kế hoạch này chưa sinh ra phiếu giao việc

• Chỉnh sửa được thời gian thực hiện trong trường hợp các phiếu giao việc này chưa được người dùng thao tác chuyển trạng thái.

• Tạo thêm lịch thực hiện cho kế hoạch định kỳ tương tự tạo 1 lịch thực hiện mới như ở bước tạo lịch thực hiện trong phần tạo mới kế hoạch định kỳ

  

   

• Trong trường hợp muốn ngưng kế hoạch này, người dùng không muốn hệ thống tự động sinh thêm phiếu giao việc mới từ kế hoạch này thì có thể thao tác chỉnh sửa lịch thực hiện và chọn ngày kết thúc lặp lại là ngày hôm nay

  

  
  

   

• Sau khi thao tác chỉnh sửa lịch thực hiện xong, người dùng chọn “Lưu và tiếp tục” để thực hiện trình duyệt lại kế hoạch đã có sự thay đổi này. Có thể giữ nguyên người phê duyệt trước đó hoặc xóa thông tin người phê duyệt trước đó để chọn lại người phê duyệt khác.

• Người phê duyệt phải vào phê duyệt lại kế hoạch này thì hệ thống mới cập nhật các thay đổi từ kế hoạch này, nếu người dùng không thao tác trình duyệt và phê duyệt lại kế hoạch này thì kế hoạch này sẽ ở trạng thái Tạm dừng và các phiếu giao việc sẽ tạm ngưng phát sinh.