Create Front Office Task (สร้างงาน Front Office ใหม่)

ชื่อหน้าจอ (Screen Name)

สร้างงาน Front Office ใหม่ ( Create Front Office Task )

เปิดลิ้งค์ (Open Link)

Log in – Task Management – Task Management - Create Task - Front Office

ภาพรวม (Summary)

การสร้างงานใหม่สำหรับแผนกต้อนรับส่วนหน้าจะรวมงานที่กำหนดไว้ในการตั้งค่างานภายในด้วย หลังจากสร้างงานแล้ว จะมีการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องไปยังผู้สร้าง หัวหน้างาน และบุคคลที่มอบหมายงานในแผนกต้อนรับบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือที่ติดตั้งแอปพนักงาน.

หน้าจอ (Screen)

คำอธิบายฟิลด์ ( Fields Description)

1. ข้อมูลทั่วไป:

• ผู้ติดตาม/ Followers: หัวหน้างานหรือผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้งานที่ได้รับมอบหมายเสร็จตรงเวลาและเป็นไปตามมาตรฐานของโรงแรม

• สร้างงานอย่างรวดเร็ว/ Quick Task Name: านที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า ผู้ใช้เพียงแค่ต้องเลือกจากรายการงานเพื่อสร้างงานทั่วไปอย่างรวดเร็ว & เพียงแก้ไขเนื้อหาหากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง

• สถานะ / Status: แสดงสถานะปัจจุบัน ( new, in-progress, on-hold, done, completed, cancel ) & และอนุญาตให้อัปเดตสำหรับงานที่สร้างบนระบบ สำหรับสถานะเสร็จสมบูรณ์และยกเลิก เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่มีสิทธิ์เปลี่ยน.

• ผู้รับ/ Assignee: ผู้สร้างสามารถเว้นว่างไว้หรือเลือกบุคคลตามความต้องการของงานได้ หากเว้นว่างไว้ หัวหน้างานหรือผู้จัดการจะรับผิดชอบในการมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่างานจะเสร็จสิ้น.

• Priority/ Priority: ลำดับความสำคัญของงาน ได้แก่ สูง กลาง ต่ำ (ขึ้นอยู่กับความต้องการของงาน)

• กำหนดการ/ Due date: วันที่งานจะต้องทำให้เสร็จ

• การแจ้งเตือนการทำงาน/ Remind: ระบบจะแสดงการแจ้งเตือนบนเว็บและแอปพนักงานเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลาการทำงานของผู้ใช้

• การยืนยันการจอง / Confirmation Number: ระบบจะดึงข้อมูลเกี่ยวกับการยืนยันการจองเหล่านี้จากการจองที่สร้างขึ้นบนระบบ (เชื่อมโยงกับโมดูล Front Office) ผู้ใช้สามารถเลือกการยืนยันการจองได้ 1 รายการขึ้นไป

• รหัสแผนการเดินทาง/ Itinerary Number: ข้อมูลเริ่มต้นที่ดึงมาจากการยืนยันการจองเมื่อผู้ใช้เลือกการยืนยันการจอง

• พื้นที่/ Area: พื้นที่สาธารณะได้รับการประกาศในระบบแล้ว ผู้ใช้สามารถเลือกได้ตามความต้องการในการทำงาน.

• ชื่อลูกค้า/ Guest name: จะถูกยึดตามข้อมูลยืนยันการจองที่เลือกไว้ด้านบน หากข้อมูลยืนยันการจองว่างเปล่าหรือถูกเลือกหลายครั้ง ช่องชื่อผู้เข้าพักจะว่างเปล่า

• ชื่องาน/ Task name: ผู้ใช้สร้างชื่อย่อสำหรับงานและสามารถอธิบายรายละเอียดในข้อมูลในช่องข้อมูลตลอดจนส่วนบันทึกย่อ

• คำขอพิเศษ/ Special request: แสดงคำขอพิเศษที่บันทึกไว้ในการจองของผู้เข้าพักที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อความสนใจทั่วไปของทุกคน

• ความคิดเห็น/ Comment: แสดงความคิดเห็นที่บันทึกไว้ในการสำรองห้องพักของแขกที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้

• หมายเหตุ/ Note: ผู้ใช้สามารถเขียนคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมสำหรับงานเพื่อให้ผู้รับเข้าใจข้อมูลได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

• SLA ( นาที / Minute ): วลาที่คาดว่าจะทำงานให้สำเร็จตามมาตรฐานโรงแรม (มีระเบียบที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อสร้างงาน ผู้ใช้จะใส่เวลาที่ถูกต้องตามระเบียบ)

• เวลาเริ่มต้น/ Start time: คำนวณเมื่อผู้ที่ได้รับมอบหมายงานเริ่มเปลี่ยนสถานะงานจากใหม่เป็นอยู่ระหว่างดำเนินการ

• เอกสารแนบ/ Attachment: ผู้ใช้สามารถอัพโหลดรูปภาพที่เกี่ยวข้องกับงานเพื่ออธิบายสถานะการทำงานได้อย่างถูกต้องหรืออัปเดตสถานะการทำงาน.

• รับ/ Input: ที่ที่ผู้ใช้อัปโหลดภาพ

• ประวัติการเปลี่ยนแปลง/ History: แสดงการเปลี่ยนแปลงของงานตั้งแต่เวลาสร้างจนถึงปัจจุบัน

หมายเหตุ (Remarks)