ประกอบด้วย 3 แท็บข้อมูล:
Detail - ข้อมูลรายละเอียดการจองห้องพัก
Guests - รายชื่อลูกค้า และรายละเอียดการจองห้องพัก
Calling Histories - ประวัติการโทร
Activity log - ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในประวัติการดำเนินการของผู้ใช้ในการจองนี้บนระบบ
[Tab Detail] – รายละเอียดต่างๆ แสดงข้อมูลทั่วไปและรายละเอียดการสำรองห้องพัก
ข้อมูลทั่วไป (1)
รหัสเดินทาง/IT No .: รหัสเดินทาง.คลิกเพื่อเข้าสู่หน้าจอรายละเอียดการเดินทาง (Itinerary Detail)
ผู้เข้าพักหลัก/Main Guest : ชื่อผู้เข้าพักหลักของการจอง. คลิกที่ชื่อผู้เข้าพักเพื่อเข้าสู่หน้าจอข้อมูลผู้เข้าพัก (Profile)
วันที่มา/Arrival : วันที่ลูกค้ามา
วันที่ออก/Departure : วันที่ลูกค้าออก. คลิกไอคอนเพื่ออัปเดตวันออกเดินทางของผู้เข้าพัก
จำนวนคืน/Nights : จำนวนคืนของห้องที่จอง
ETA (Expected Time of Arrival): เวลาที่คาดว่าจะมาถึงของผู้เข้าพัก เลือกเพื่ออัปเดตข้อมูลเวลามาถึงโดยประมาณของผู้เข้าพัก
ETD (Expected Time of Departure): เวลาออกเดินทางที่คาดไว้ของผู้เข้าพัก เลือกเพื่ออัปเดตข้อมูลเวลาออกเดินทางที่คาดไว้ของผู้เข้าพัก
สถานะ/Status : สถานะของการจอง
เส้นทางการทำ/Routing : ดูข้อมูลเส้นทางการทำธุรกรรมสำหรับการจองนี้ไปยังการจองอื่น
รหัสกลุ่ม/ Group Code : ข้อมูลรหัสกลุ่มของการจองเมื่อจองเป็นกลุ่ม เมื่อคลิกลิงก์รหัสกลุ่ม ระบบจะนำไปยังหน้ารายละเอียดของผู้จัดการกลุ่ม
ปุ่มฟังก์ชัน: คลิกเพื่อแก้ไขวันออกเดินทางที่จองไว้
รายละเอียดข้อมูล (2) รหัสการจอง/Confirmation No. : เป็นรหัสยืนยันการจองห้อง
รหัสอ้างอิง/Ref Number : หมายเลขอ้างอิงของการจอง
TA Rec Loc : รหัสการจองของบริษัทที่เป็นตัวแทน
License plate : หมายเลขทะเบียนรถของลูกค้า กรณีที่ลูกค้าฝากรถไว้ที่สถานประกอบการ
หมายเลขห้อง/Room : หมายเลขห้องพักของผู้เข้าพัก
ประเภทของห้องพัก/Room Type : ประเภทห้องที่ลูกค้าเข้าพัก
RTC (Room to Charge): ประเภทห้องที่จะเรียกเก็บเงิน ช่วยให้ระบบจัดให้ลูกค้าอยู่ในห้องประเภทหนึ่ง แต่เรียกเก็บเงินกับห้องประเภทอื่นโดยใช้รหัสราคาเดียวกัน
จำนวนผู้เข้าพัก/Persons : จำนวนลูกค้าที่เข้าไปพักในห้อง
DNM (Do Not Move): ตี๊กเลือกถ้าหากการจองห้องนี้ไม่อนุญาติให้ทำการย้ายห้อง เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ปุ่มฟังก์ชันย้ายห้องจะไม่แสดงสำหรับการจองนี้
Auto checkin : ตี๊กเลือกถ้าหากอนุญาติให้ระบบร้างการจองที่คล้ายกับการจองที่เลือกโดยอัตโนมัติ และเช็คอินโดยอัตโนมัติเมื่อรัน NAD
Do not disturb : ตี๊กเลือกถ้าหากการจองห้องไม่อนุญาติให้รบกวน เมือทำการเลือกตัวเลือกนี้ระบบจะตัดทุกสายที่โทรเข้าไปห้องนี้ป้องกันการรบกวนลูกค้า
ยอดเงินทั้งหมด:/Total Amount : ยอดเงินทั้งหมดของการจอง. แสดงตารางย่อค่าใช้จ่ายห้องพัก (Rate Summary)
All rate summary: เมื่อเปิดปุ่มนี้จะแสดงวันที่ลูกค้าเข้าพักทั้งหมด หากปิดปุ่มนี้จะซ่อนวันที่ผ่านมาและแสดงเฉพาะวันปัจจุบันและอนาคตเท่านั้น
วันที่/Date: วันที่พัก
รหัสเรทราคา/Rate code: รหัสเรทราคาห้อง
Occupancy: จำนวนลูกค้าของห้อง
รายได้ค่าห้อง/Room revenue: รายได้มาจากค่าห้องพัก
ชุดแพ็คเกจ/Package: ค่าบริการแพ็กเกจ
Giá phòng/Total: ราคารวมสำหรับห้องพัก 1 คืน
Extra Packages: ราคาแพ็คเกจเพิ่มเติม
ยอดเข้าพัก 1 คืน/Total Amount: ยอดเข้าพัก 1 คืน (รวมรายได้ค่าห้องพัก ราคาแพ็คเกจ และราคาแพ็คเกจเสริม)
ยอดรวม/Stay Total: ยอดรวมวันที่เข้าพักทั้งหมด
รหัสราคา/Rate Code : รหัสราคาห้อง. เลื่อนเมาส์ไปที่ ? ด้านข้างรหัสราคาห้องเพื่อดูรายละเอียด
แพ็คเกจ/Packages : ราคารวมแพ็คเกจ. คลิกที่จำนวนเงินเพื่อดูรายละเอียด
ยอดคงเหลือ/Balance : ยอดคงเหลือทั้งหมดบนโฟลิโอของผู้เข้าพัก
การชำระเงิน/Payment : วิธีการชำระเงิน คุณสามารถเพิ่มวิธีการใหม่ได้ที่นี่
วิธีการชำระเงิน/Payment method: เลือกจากรายการวิธีการชำระเงิน
ชื่อบนบัตร/Credit card name: ชื่อบนบัตรผู้เข้าพัก
เลขที่บัตร/Credit card number
เลข CVV/CVV
วันหมดอายุ/Expired Date
Primary payment method: เลือกตัวเลือกนี้หากนี่เป็นวิธีการชำระเงินเริ่มต้น
ห้ามโพสต์บริการต่างๆ/No post : ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก No post เพื่อห้ามโพสต์การเรียกเก็บเงินกับการจอง ตัวเลือกนี้ใช้ไม่ได้กับการโพสต์มินิบาร์
แสดงราคา/Print Rate : ตี๊กเลือกถ้าหากต้องการแสดงราคาบนบัตรลงทะเบียน (Registration card)(*)
ปุ่มฟังก์ชัน:
(1) แก้ไขราคาหรือจำนวนผู้เข้าพัก /Edit Rate Amount : แก้ไขโดยตรงที่หน้า Rate Summary
หมายเหตุ: เมื่อแก้ไข/เปลี่ยนแปลงเรท คุณต้องเขียน Rate Code เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ (เช่น: BABB)
(3) อัพเดทแพ็คเกจบริการ/Package : อัพเดท/เพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับแพ็คเกจบริการที่จองห้องพักไว้
(4) โปรโมชั่น/ Promotion : อัพเดทโปรโมชั่นสำหรับลูกที่จองห้องพัก
Guest Comment: - แสดงข้อความคิดเห็นการจองจากแหล่งอื่นที่ไหลเข้าสู่ระบบ - ข้อมูลในช่องความคิดเห็นของผู้เข้าพักจะแสดงที่: Report Arrival/Guest Inhouse rate check/Guest Inhouse, comment Clone Booking/cross selling, activity logs, comment ที่ PCM/import Booking/create booking. - ผู้ใช้มีสิทธิ์ป้อนข้อมูลให้แต่ละ reservation หรือ apply for all ที่หน้า Itinerary detail เพื่อป้อนข้อมูลของห้องทั้งหมดในกลุ่ม
Internal Comment: - เข้าใจว่าเป็นความคิดเห็นภายใน( internal comment) ใช้สำหรับบันทึกหมายเหตุของโรงแรมที่อยู่นอกขอบเขตความคิดเห็นของผู้เข้าพัก Guest Comment. - ข้อมูลในช่องนี้จะถูกใช้และแสดงที่ PMS เท่านั้น - ผู้ใช้มีสิทธิ์ป้อนข้อมูลให้แต่ละ reservation หรือ apply for all ที่หน้า Itinerary detail เพื่อป้อนข้อมูลของห้องทั้งหมดในกลุ่ม
ตั้งค่าสินค้าคงคลัง/Inventory (4)
คลิกเครื่องหมายบวก “+” เพื่อเพิ่มรายการให้กับห้องของลูกค้า
เมื่อทำเครื่องหมายในช่อง ระบบจะสร้างงานให้กับแผนก Runner โดยอัตโนมัติ ในส่วน Task Management. รายละเอียดสามารถดูในส่วน Task Managment
กำหนดงาน/Quick Tasks (5) คลิกที่ลูกศรเพื่อดูและสร้างงาน เลือก Create Quick Task เพื่อสร้างงานใหม่
รายการคำขอพิเศษ/Special Request (6) : กดลูกศรเพื่อเลือกคำขอพิเศษของการสำรองห้องพัก
หน้าจอคำขอพิเศษ Special Request ยังเกี่ยวข้องกับระบบย่อย CiHMS FnB/POS
1- เมื่อเลือกคำขอพิเศษใน CiHMS PMS:
2- ข้อมูลนี้จะแสดงบน CiHMS FnB/POS เมือ waiter/waitress ตรวจสอบข้อมูลลูกเป็น in-house guest
ข้อมูลอื่นๆ (7):
รหัสตลาด/Market: รหัสตลาดของการจองห้องพัก
แหล่งที่มา/Source: แหล่งที่มาของการจอง
วิธีการจองห้องพัก/Origin: วิธีการจองห้องพัก
จุดประสงค์ในการเข้าพัก/Purpose of Stay: จุดประสงค์ในการเข้าพักของลูกค้า
บริษัท/Company: บริษัทที่รับจองห้องพัก. กด “Add Company ” เพื่อค้นหาและเลือกบริษัทจากรายชื่อบริษัท
เอเจนซี่/Travel Agent: เอเจนซี่ที่รับจองห้องพัก. กด “Add Travel Agent ” เพื่อค้นหาและเลือกเอเจนซี่จากรายชื่อเอเจนซี่
ผู้ทำการจอง/Booker: ชื่อของผู้ที่ทำการจอง
Email: อีเมลของผู้ที่ทำการจอง
เบอร์โทรศัพท์/Mobile: เบอร์โทรศัพท์ของผู้ทำการจอง
สถานะการชำระเงินของการจองเมื่อทำการจองผ่าน TA.
[Tab Guests] – รายชื่อผู้เข้าพักที่จอง แสดงรายการและข้อมูลของผู้เข้าพัก
ข้อมูลทั่วไป (1): รหัสการจอง/Confirmation No.: เป็นรหัสยืนยัน.
วันที่จะมา/Arrival: วันทีลูกค้าเข้าไป
จำนวนคืนที่พัก/Nights: จำนวนคืนที่พัก
วันที่จะออก/Departure: วันที่ลูกค้าออกเดินทาง
หมายเลขห้อง/Room: หมายเลขห้อง
สถานะ/Status: สถานะของการจอง. (ตัวอย่าง: Inhouse 1/2 - จองห้องพักมีผู้เข้าพัก 2 ท่าน, ซึ่งมีผู้เข้าพัก 1 ท่านเช็คอินแล้ว)
ข้อมูลผู้เข้าพักหลัก (2):
ชื่อนามสกุล/Full Name: ชื่อนามสกุลของลูกค้า
สถานะ/Status: สถานะของผู้เข้าพัก, ประกอบด้วย:
Birthday/วันเกิด: วันเกิดของลูกค้า.
เลขเอกสารประจำตัว/ID Document: หมายเลขประจำตัวของผู้เข้าพัก
เบอร์โทรศัพท์/Phone: หมายเลขโทรศัพท์ของผู้เข้าพัก
สัญชาติ/Nationality
ปุ่มฟังก์ชัน:
Link mobile user: ในกรณีที่ลูกค้ามีบัญชีในแอป My Vinpearl ให้กดปุ่มนี้เพื่อค้นหาและเชื่อมโยงบัญชี VPE กับโปรไฟล์ลูกค้าเพื่อรองรับการสื่อสารข้อมูลระหว่างทั้ง 2 ระบบ
Check-in: ดำเนินการเช็คอินให้ลูกค้า ปุ่มฟังก์ชั่นจะแสดงเฉพาะการจองที่คาดว่าจะมาถึงในระหว่างวันและยังไม่ได้เช็คอินเท่านั้น ดูรายละเอียดฟังก์ชั่น Checkin ลูกค้า
Cancel Checkin: เพื่อยกเลิกการเช็คอินของลูกค้าหลักในห้อง
Link profile: ลิงก์ไปกับข้อมูลโปรไฟล์เฉพาะของผู้เข้าพัก
Edit profile: คลิกเพื่อแก้ไขข้อมูลโปรไฟล์ของผู้เข้าพัก
Change guest information: คลิกเพื่อเปลี่ยนแปลงเวลาและข้อมูลใบรับรองแพทย์ของผู้เข้าพัก
Meal detail: รายละเอียดมื้ออาหารของลูกค้า
ร ายชื่อผู้เข้าพักรอง (3):เช่นเดียวกับผู้เข้าพักหลัก ผู้ใช้สามารถลบข้อมูลผู้เข้าพักรองได้หากจำเป็น ผู้ใช้สามารถคลิก "ยกเลิกการเช็คอิน"“(Cancel Checkin) ” เพื่อยกเลิกการเช็คอินของผู้เข้าพักรองแต่ละคนในห้องได้
ทำการ move sharer ของ room inhouse นี้ไปยัง room inhouse อื่น
อนุญาต move sharer room ต้นและ room ปลายทาง เป็น room type เดียวกันเท่านั้น
Move sharer จะ move โฟลิโอทั้งหมดของลูกค้านั้นไปยังห้องที่ต้องการ move
Rounting / fixed charge การตั้งค่าสำหรับลูกค้ารายนั้นจะถูกลบ
สามารถ move ได้ sharer ที่มีสถานะเป็น inhouse เท่านั้น
หลังจากย้ายแล้ว ผู้แชร์จะได้รับแพ็คเกจ/สิทธิประโยชน์ทั้งหมด (รวมแพ็คเกจเสริม) ของห้องใหม่
เมื่อ move sharer ไป room ใหม่ วันที่ arrival ของลูกค้าจะเป็นวันที่ move (biz date). Departure จะเป็น departure ของ reservation.
ที่หน้าจอข้อมูลผู้เข้าพักรอง ผู้ใช้สามารถใช้ฟังก์ชัน "ตั้งเป็นแขกหลัก"(“Set as Main Guest ”) เพื่อแปลงผู้เข้าพักรองให้เป็นผู้เข้าพักหลักได้
ค้นหาและเชื่อมโยงโปรไฟล์ (4):ที่หน้า Confirmation details → Tab guests → กดเลือกไอคอน “link profile”
ระบบจะกรอกข้อมูลโปรไฟล์ลูกค้าลงในช่องข้อมูลแต่ละช่องโดยอัตโนมัติผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลที่ต้องการค้นหาอีกครั้งหรือป้อนคำสำคัญและข้อมูลอื่น ๆ เพื่อค้นหา
ระบบสนับสนุนการค้นหาตาม:
Phone/เบอร์โทร
Email/อีเมล
Nationality/สัญชาติ: เลือกจากรายชื่อสัญชาติที่ระบุไว้ ไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
ID Card Number/เลขบัตรประจำตัว
Name/ชื่อ
Search text/ป้อนข้อมูลทั่วไป: ป้อนข้อมูล Profile No/หมายเลข profile, Phone/เบอร์โทร, ID Card Number/เลขบัตรประจำตัว, Name/ชื่อ เพื่อทำการค้นหา để thực hiện tìm kiếm
ปุ่มฟังก์ชัน:New: สร้างโปรไฟล์ใหม่Clear: ลบข้อมูลการค้นหาทั้งหมด
_________________________
เช็คอิน/Check-in: ดำเนินการเช็คอินให้ผู้เข้าพัก ปุ่มฟังก์ชันจะแสดงเมื่อผู้เข้าพักยังไม่ได้เช็คอินที่โรงแรมเท่านั้น สำหรับรายละเอียด โปรดดูที่หน้าจอฟังก์ชันการเช็คอินของลูกค้า Checkin ลูกค้า
เช็คเอาท์/Check-out: ดำเนินการเช็คเอาท์ให้ลูกค้า. ปุ่มฟังก์ชันจะแสดงเมื่อผู้เข้าพักยังอยู่ในโรงแรมเท่านั้น(in-house)
ยกเลิก check-in/Cancel Checkin: ทำการยกเลิก checkin ของผู้เข้าพักหลักในรายการจองห้องพัก. รายการสำรองห้องพักของลูกค้าจะเปลี่ยนจาก Tab Inhouse กลับไปที่ Tab Arrival. ปุ่มฟังก์ชันจะแสดงเมื่อลูกค้ายังอยู่ในโรงแรม และเมื่อยอดคงเหลือแตกต่างจาก 0
อัพเกรดห้อง/ Change Room Type
เมื่อคลิกปุ่มนี้จะแสดงหน้าเพื่ออัปเกรดห้อง
เพิ่มการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับการจองที่กำลังดำเนินการ รายละเอียดดูได้ที่ (Alert) .
พิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพัก/Print Registration Card: กดพิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพัก
การเรียกเก็บเงินลูกค้า/Go to Billing: กดเพื่อไปยังหน้า Guest Folio
ดูข้อความ/View Messages: ดูข้อความสำหรับลูกค้ากำลังพักอยู่. รายละเอียดดูที่หน้า ข้อความภายใน (Message)
ดูและติดตาม/View Traces: ดูข้อความภายในของลูกค้ากำลังพักอยู่ รายละเอียดดูที่หน้า หมายเหตุภายใน (Trace)
ยกเลิกการจอง/Cancel Reservation: ปุ่มฟังก์ชันนี้จะแสดงเฉพาะการจองที่มีสถานะจองแล้วเท่านั้น รายละเอียดดูที่หน้า ยกเลิกการจอง (Cancel Reservation)
ออกคีย์การ์ดห้องพัก/Cut key: ออกคีย์การ์ดห้องพักให้ลูกค้า. รายละเอียดดูที่หน้า Grant Card (ออกคีย์การ์ดห้องพัก)
โทรปลุก/Wake up calls : โทรปลุกลูกค้าตามคำขอ. รายละเอียดดูที่หน้า Wake up calls (โทรปลุก)
โคลนการจองห้องพัก/clone booking: สร้างการจองที่คล้ายกันอีกรายการเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
ซิงค์มื้ออาหารใหม่/ Re-sync meal: อัปเดตมื้ออาหารเมื่อมีการเพิ่มแพ็คเกจเพิ่มในรหัสราคา (rate code)
อัพเดทการจองห้องพัก/ Re-sync reservation: อัพเดทการจองเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงราคา/มื้ออาหาร
ค่าบริการเพิ่มเติม/ Fixed charge: ผู้ใช้สามารถไปที่หน้า fixed chargeได้โดยตรง เพื่อดำเนินการโดยไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ Cash Register. รายละเอียดดูได้ที่หน้า เพิ่มค่าบริการ (Add Fixed Charge)
เส้นทางการทำธุรกรรม/ Routing: ผู้ใช้สามารถไปที่หน้า routingได้โดยตรง เพื่อดำเนินการโดยไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ Cash Register. รายละเอียดดูได้ที่หน้า เพิ่มเส้นทางการทำธุรกรรม(Add Routing)
[ Tab Calling Histories] - ประวัติการโทร
[ Tab Activity log] - ประวัติการดำเนินการจองห้องพักของผู้ใช้
From- To/ ตั้งแต่วันที่ ถึง วันที่: เลือกระยะเวลาที่การทำธุรกรรมจะเกิดขึ้นในการจองของผู้ใช้
Description/ คำอธิบาย: เลือก booking ตาม Confirmation Number, Itinerary Number, ชื่อผู้เข้าพักหลัก, TA Rec Loc…
Username/ชื่อผู้ใช้งาน: เลือกตามชื่อของผู้ที่ดำเนินการในการจอง
Room number/หมายเลขห้อง: เลือกหมายเลขห้องที่ทำการจองเพื่อดูประวัติการดำเนินงานของผู้ใช้
E-mail: อีเมลของผู้ใช้ที่ทำการบน booking